Comment créer une facture Factur-X conforme en 5 minutes avec Nexorio

Créer une facture Factur-X conforme peut sembler technique, mais avec Nexorio, l'opération prend moins de 5 minutes. Ce tutoriel pas à pas vous guide de la saisie de votre SIREN jusqu'à la transmission via plateforme agréée — aucune connaissance technique requise.

Étape 1 : Créer votre compte et configurer votre profil

Inscription en 2 minutes

Rendez-vous sur nexorio.fr/inscription et créez votre compte avec votre adresse e-mail professionnelle. Aucune carte bancaire n'est requise pour le plan gratuit.

Saisir votre SIREN : la magie de l'auto-complétion

C'est la fonctionnalité qui fait gagner le plus de temps. Dès que vous saisissez votre numéro SIREN (9 chiffres) dans le champ dédié, Nexorio interroge l'API officielle Sirene de l'INSEE en temps réel et récupère automatiquement :

• Votre raison sociale officielle
• Votre adresse enregistrée au RCS
• Votre forme juridique (EI, SARL, SAS, EURL…)
• Votre code APE / NAF
• Votre numéro de TVA intracommunautaire (calculé à partir du SIREN)

Ces informations sont pré-remplies dans votre profil et apparaîtront automatiquement sur toutes vos factures. Vous n'avez à les saisir qu'une seule fois.

Étape 2 : Créer votre première facture

Renseigner les informations client

Depuis le tableau de bord, cliquez sur "Nouvelle facture". Commencez par renseigner votre client :

• SIREN du client (optionnel mais recommandé) : l'auto-complétion fonctionne aussi pour vos clients
• Raison sociale ou nom/prénom
• Adresse de facturation
• Adresse de livraison si différente
• Numéro de TVA intracommunautaire (si client assujetti à la TVA)

Si vous facturez régulièrement ce client, enregistrez-le dans votre carnet de clients pour ne plus avoir à re-saisir ses coordonnées.

Ajouter les lignes de prestation

Cliquez sur "Ajouter une ligne" pour chaque prestation ou article. Pour chaque ligne, renseignez :

• La désignation de la prestation (soyez précis — "Remplacement chaudière marque X modèle Y" plutôt que "Travaux")
• La quantité et l'unité (heure, forfait, m², pièce…)
• Le prix unitaire HT
• Le taux de TVA applicable (0%, 5,5%, 10%, 20%) — Nexorio affiche les taux courants pour votre secteur

Nexorio calcule automatiquement les montants HT, TVA et TTC. Pour les artisans du bâtiment avec des taux de TVA mixtes, vous pouvez appliquer des taux différents sur chaque ligne.

Renseigner les informations de paiement

Dans la section "Paiement", indiquez :

• Date d'échéance : ou délai de paiement (30, 45, 60 jours — le délai légal maximum est 60 jours en France entre professionnels)
• Mode de paiement : virement, chèque, prélèvement
• IBAN (pour les virements) : intégré dans l'XML Factur-X, votre client n'a plus à recopier votre RIB
• Pénalités de retard : taux légal (3× le taux d'intérêt légal) — obligatoire sur les factures B2B

Étape 3 : Générer le fichier Factur-X

Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur "Générer la facture". Nexorio effectue automatiquement :

• La validation des données (mentions légales manquantes, montants incohérents)
• La génération du fichier PDF/A-3
• L'embarquement du fichier XML Factur-X conforme au profil BASIC EN 16931
• La validation de conformité (vérification du schéma XSD et des règles métier)

Si une erreur est détectée (ex : SIREN invalide, taux de TVA incohérent avec votre activité), Nexorio vous l'indique immédiatement avec un message explicatif.

Étape 4 : Transmettre via la Plateforme Agréée

Nexorio est une Solution Connectée raccordée à une Plateforme Agréée certifiée DGFiP. Vous n'avez rien à faire techniquement : au moment de valider l'envoi, votre facture est automatiquement transmise via le circuit officiel.

Ce qui se passe en coulisses

• Nexorio transmet votre facture à la PA partenaire
• La PA l'achemine vers la PA de votre client (ou directement à votre client si même PA)
• L'Annuaire Central DGFiP est notifié de la transaction
• Votre client reçoit une notification et peut télécharger la facture depuis son espace
• Vous recevez un accusé de réception dès que votre client l'accepte

Les statuts de facture

Dans votre tableau de bord Nexorio, chaque facture affiche son statut en temps réel :

• Brouillon : facture créée, non envoyée
• Transmise : envoyée à la PA, en attente de traitement
• Déposée : reçue par la PA de votre client
• Acceptée : votre client a confirmé réception
• Contestée : votre client a soulevé un litige (vous êtes notifié)
• Payée : vous pouvez marquer manuellement la facture comme payée après réception du virement

Étape 5 : Archivage et suivi

Toutes vos factures sont archivées dans Nexorio avec la valeur probante légale pendant 10 ans minimum (durée légale de conservation des pièces comptables en France). Vous pouvez télécharger n'importe quelle facture en format Factur-X ou PDF simple à tout moment.

Pour votre expert-comptable, vous pouvez exporter toutes vos factures d'une période en un seul clic (format ZIP avec tous les fichiers Factur-X, ou export CSV pour intégration dans un logiciel comptable).

Cas particuliers

Avoir et note de crédit

Nexorio gère les avoirs en lien avec les factures d'origine. Un avoir Factur-X est un document type 380 (facture) avec montants négatifs, ou un type 381 (note de crédit) selon le contexte. Le système choisit automatiquement le bon type.

Facture d'acompte

Les acomptes sont supportés nativement. Saisissez le pourcentage ou le montant de l'acompte ; Nexorio génère la facture d'acompte correspondante et créera automatiquement la facture de solde avec mention de l'acompte déjà versé.

Vérifier la conformité de votre facture Factur-X

Une fois votre facture générée, vous pouvez en vérifier la conformité technique avec des outils gratuits indépendants de Nexorio :

• VeraPDF — validateur PDF/A open source qui vérifie que votre fichier respecte le format PDF/A-3 requis par Factur-X. Disponible en ligne sur verapdf.org.
• Mustang Project — bibliothèque Java open source qui valide la couche XML Factur-X contre les schémas XSD officiels et les règles métier EN 16931.
• Outil de validation DGFiP — accessible depuis le portail Chorus Pro, il permet de vérifier qu'un fichier est conforme aux spécifications externes publiées par la Direction générale des finances publiques.

En pratique, Nexorio effectue cette validation automatiquement avant chaque envoi. Si un champ obligatoire est manquant ou si un montant est incohérent, le système vous bloque avant la transmission et vous indique précisément la correction à apporter. Vous n'avez jamais à lancer ces outils manuellement — ils sont intégrés dans le pipeline de génération.

Que faire après l'émission ? Le suivi et l'archivage

Émettre la facture n'est que la première étape. Voici ce qui se passe ensuite et comment Nexorio vous accompagne :

Le suivi des statuts en temps réel

Dès que votre facture est transmise à la Plateforme Agréée partenaire, son statut évolue automatiquement dans votre tableau de bord. Vous n'avez rien à faire : les mises à jour arrivent via les notifications de la PA. Un email récapitulatif quotidien vous informe de l'état de chaque facture en attente.

L'archivage légal sur 10 ans

Le Code de commerce (article L123-22) impose la conservation des pièces comptables pendant 10 ans. Nexorio archive automatiquement chaque facture émise dans un stockage sécurisé, au format PDF/A-3 qui garantit l'intégrité et la lisibilité sur le long terme. Vous accédez à n'importe quelle facture archivée en quelques secondes depuis l'onglet "Historique".

À la fin de l'exercice comptable, exportez l'intégralité de vos factures en un clic : archive ZIP de tous les fichiers Factur-X, ou fichier CSV compatible avec votre logiciel comptable (EBP, Sage, Cegid…). Votre expert-comptable récupère les données sans ressaisie.

L'import de vos clients existants

Si vous avez déjà un fichier client dans un autre logiciel, Nexorio permet l'import CSV. Préparez un fichier avec les colonnes : raison sociale, SIREN, adresse, e-mail, et chargez-le depuis les paramètres. Tous vos clients sont disponibles en auto-complétion dès la création de la prochaine facture.