Sommaire (7 parties)
| Ce que vous devez faire | Ce que fait Nexorio |
|---|---|
| Repérer les factures échues | Les passe « En retard » et les liste dans « À faire ». |
| Relancer par écrit | Envoie l'email de relance, facture jointe (plan Pro). |
| Ne pas oublier la relance suivante | Relance seul, une à trois fois, au rythme réglé (plan Pro). |
| Épargner un client en litige | « Ne pas relancer cette facture », sur sa fiche. |
| Savoir ce qui va rentrer | Range les encaissements attendus par semaine (plan Pro). |
Le calendrier de relance d'une facture impayée
| Étape | Quand | Comment | Ton |
|---|---|---|---|
| Premier rappel | 15 jours après l'échéance | Email, facture jointe | Courtois : on suppose un oubli |
| Deuxième rappel | 30 jours après l'échéance | Email, puis appel | Ferme et factuel |
| Mise en demeure | 45 jours après l'échéance | Lettre recommandée avec avis de réception | Formel : un dernier délai avant la suite |
| Injonction de payer | Après une mise en demeure restée sans effet | Requête au tribunal | Procédure judiciaire |
Rien n'oblige à attendre 15 jours : une relance est possible dès le lendemain de l'échéance. Ce calendrier est un usage, à resserrer avec un client qui paie souvent en retard.
Ce calendrier vaut pour une facture. Un devis resté sans réponse se relance autrement, avant sa date de validité : voir le guide pour relancer un devis par mail.
Quel email envoyer : les éléments et un modèle
- Un objet explicite, avec le numéro de la facture.
- Le montant et la date d'échéance, sans commentaire.
- La facture en pièce jointe, pour que le client n'ait rien à chercher.
- Vos coordonnées de paiement, rappelées dans le message.
- Une porte de sortie : si le règlement est déjà parti, le message est à ignorer.
Modèle de premier rappel, 15 jours après l'échéance
Relancer une facture depuis Nexorio
Chaque jour, Nexorio passe au statut « En retard » les factures dont l'échéance est dépassée. Elles apparaissent en tête de « À faire » sur le tableau de bord et dans l'onglet « En retard » de la page Factures, avec le nombre de relances déjà envoyées.
La relance en un clic (plan Pro)
Sur la fiche d'une facture en retard, le bouton « Relancer le client » ouvre l'email de relance : vous le relisez, vous ajoutez un mot si besoin, il part avec la facture en PDF. Votre « Message de relance » se règle une fois dans Paramètres, avec quatre variables remplies pour vous : {numero}, {client}, {montant} et {entreprise}. Envoyer une facture pour la première fois, ou la renvoyer avant son échéance, reste possible dans tous les plans.
Les relances automatiques (plan Pro)
Coupées par défaut, elles s'activent dans Paramètres, rubrique Factures. Trois réglages :
- la première relance part 3, 7, 15 ou 30 jours après l'échéance ;
- les suivantes tous les 7, 15 ou 30 jours ;
- une à trois relances par facture, pas davantage.
Elles partent du lundi au vendredi, hors jours fériés, jamais dans les trois jours qui suivent l'envoi de la facture, et seulement pour une facture déjà envoyée à un client qui a une adresse email. L'email reste courtois à chaque rang, porte la facture en pièce jointe et un lien vers sa page, et les réponses du client vous arrivent directement. Une notification vous dit chaque matin ce qui est parti.
Vous gardez la main : le réglage « Avant l'envoi » est sur « Je valide chaque relance » d'office. Nexorio prépare la relance le matin où elle est due et vous la signale dans la cloche, mais rien ne part tant que vous n'avez pas cliqué sur « Envoyer la relance », sur la fiche de la facture ; « Envoi automatique » les fait partir seules. Un client qui a déjà réglé, alors que la facture n'est pas encore marquée payée, ne reçoit donc jamais de rappel.
Une facture en litige
Sur la fiche de la facture, « Ne pas relancer cette facture » la met à l'écart des relances automatiques : utile en cas de désaccord sur les travaux ou d'accord de paiement. « La relancer automatiquement » l'y remet. Une facture payée, annulée ou en avoir partiel n'est jamais relancée.
Pénalités de retard et indemnité de 40 €
Entre professionnels, des pénalités de retard sont dues dès le lendemain de l'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire, avec une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (Code de commerce, article L441-10). Pour un particulier, les intérêts au taux légal courent à partir de la mise en demeure (Code civil, articles 1231-6 et 1344). Nexorio imprime ces mentions sur chaque facture ; leur montant se calcule avec le calculateur de pénalités de retard.
Après les relances : mise en demeure, puis injonction de payer
Si deux relances restent sans réponse, la mise en demeure de payer fixe un dernier délai par lettre recommandée. Sans paiement, l'injonction de payer permet d'obtenir un titre du tribunal. Gardez la facture, le devis signé et vos relances : ce sont les pièces du dossier. Les plafonds légaux sont rappelés dans les délais de paiement entre professionnels.
Une fois le règlement reçu, « Marquer payée » demande la date et le mode de paiement, et la facture rejoint votre livre des recettes : voir suivre les paiements. Pour un devis qui n'est pas encore signé, le rappel automatique est décrit dans la signature électronique des devis.
Ce que Nexorio ne fait pas
- Le paiement en ligne des factures : votre client règle par les moyens indiqués sur la facture.
- La relance par SMS ou par courrier.
- Le recouvrement : la mise en demeure et l'injonction de payer se font hors de Nexorio.
- Un réglage des relances différent d'un client à l'autre.
- La relance d'une facture en avoir partiel, dont le reste à payer n'est plus celui de la facture.
Sources officielles
- Entreprendre Service Public : délais de paiement et pénalités de retard
- Entreprendre Service Public : recouvrement amiable, relance et mise en demeure
- Entreprendre Service Public : recouvrement judiciaire, l'injonction de payer
Questions fréquentes
À partir de quand relancer une facture impayée ?
Dès le lendemain de l'échéance : aucun texte n'impose d'attendre. L'usage est un premier rappel courtois 15 jours après l'échéance, un second à 30 jours, puis une mise en demeure à 45 jours. Avec un client qui paie souvent en retard, resserrez ce calendrier.
Que doit dire un email de relance ?
Le numéro de la facture, son montant, sa date d'échéance et vos coordonnées de paiement, avec la facture en pièce jointe. Ajoutez une phrase qui laisse une porte de sortie : si le règlement est déjà parti, le message est à ignorer.
Un client qui a déjà payé peut-il recevoir une relance automatique ?
Oui, si la facture n'a pas encore été marquée payée dans Nexorio : c'est pourquoi chaque relance automatique demande de ne pas en tenir compte si le règlement est déjà parti. Marquez vos factures payées dès l'encaissement ; une facture payée n'est plus jamais relancée.
Comment arrêter les relances d'une facture en litige ?
Sur la fiche de la facture, cliquez sur « Ne pas relancer cette facture » : elle sort des relances automatiques, sans effet sur les autres. Le même encadré permet de l'y remettre une fois le désaccord réglé.
Peut-on relancer par SMS ou par courrier avec Nexorio ?
Non. Nexorio relance par email, avec la facture jointe. Un SMS, un appel ou une lettre recommandée se font hors de Nexorio ; la mise en demeure, notamment, s'envoie par courrier recommandé avec avis de réception.
Qu'est-ce qui arrête une relance automatique ?
Le paiement de la facture, son annulation, sa mise à l'écart par « Ne pas relancer cette facture », la désactivation des relances, la fin du plan Pro, ou le nombre de relances choisi, trois au plus. Rien ne part non plus le week-end ni un jour férié.