Le cycle de vie d'une facture électronique est la suite des statuts qui décrivent son traitement, du dépôt sur la plateforme jusqu'à l'encaissement. La réforme impose quatre statuts obligatoires : déposée, rejetée, refusée et encaissée. Une dizaine d'autres statuts sont facultatifs et servent à suivre finement le traitement de la facture chez le client.
Les quatre statuts obligatoires
| Statut | Code | Qui le pose | Ce qu'il signifie |
|---|---|---|---|
| Déposée | 200 | Plateforme de l'émetteur | La facture est arrivée sur la plateforme et entre dans le circuit |
| Rejetée | 213 | Plateforme | Un contrôle a détecté une anomalie, la facture n'est pas transmise |
| Refusée | 210 | Le destinataire | Le client rejette la facture dans son intégralité |
| Encaissée | 212 | Le fournisseur | Le paiement a été reçu, en totalité ou en partie |
Ces quatre statuts doivent circuler entre les plateformes et remonter à l'administration fiscale. Ils ne sont pas optionnels : un logiciel de facturation qui ne les gère pas ne vous rend pas conforme.
Les statuts facultatifs
Une dizaine de statuts complémentaires permettent de suivre le traitement en détail. Leur disponibilité dépend de ce que propose votre plateforme et de ce que renseigne votre client :
- Émise et Reçue : la facture a quitté la plateforme émettrice, puis est arrivée chez la plateforme destinataire
- Mise à disposition : la facture est consultable par le client
- Prise en charge : le client l'a intégrée dans son circuit de traitement
- Approuvée et Approuvée partiellement : le client valide tout ou partie de la facture
- En litige, Suspendue, Complétée : étapes de traitement d'un désaccord
- Paiement transmis : l'ordre de paiement est parti
Rejet par la plateforme : les motifs les plus fréquents
Le rejet est prononcé par la plateforme avant transmission, sur la base de contrôles automatiques. Les motifs sont codifiés, ce qui vous permet de savoir exactement quoi corriger.
| Famille de motif | Cause courante chez un artisan |
|---|---|
| Non-conformité sémantique | Une mention obligatoire absente des données structurées, un champ mal renseigné |
| Incohérence de montants | Un total qui ne correspond pas à la somme des lignes, une ventilation de TVA fausse |
| Destinataire introuvable | Le client n'est pas raccordé, ou l'adresse électronique de facturation est erronée |
| Doublon | Un numéro de facture déjà transmis, souvent après une double saisie |
Que faire après un rejet
- Corriger la cause, pas le symptôme : un rejet pour incohérence de TVA se règle dans le devis, pas en forçant un total
- Redéposer la facture avec le même numéro : une facture rejetée n'a jamais été transmise, elle ne nécessite donc pas d'avoir
- Ne pas créer une nouvelle facture avec un nouveau numéro, sous peine de créer un trou dans votre séquence de numérotation
Refus par le client : une conséquence comptable
Le refus est un acte du destinataire, pas de la plateforme. Il porte sur l'intégralité de la facture et s'accompagne d'un motif : erreur de destinataire, prestation contestée, montant erroné, référence de commande absente.
La suite est différente d'un rejet : la facture a bien été émise et transmise. Elle existe dans votre séquence, elle existe dans les données transmises à l'administration. Vous ne pouvez donc pas la faire disparaître.
- Vous devez procéder à une annulation comptable de la facture refusée
- Cela passe par l'émission d'une facture d'avoir référençant la facture refusée
- Vous émettez ensuite une nouvelle facture corrigée, avec un nouveau numéro
Le statut « encaissée » et l'e-reporting de paiement
C'est le statut le plus souvent oublié, et pourtant obligatoire. Il est posé par vous, le fournisseur, lorsque vous recevez le paiement. Il ne vient jamais de votre client ni de sa plateforme.
- Il peut être posé plusieurs fois sur une même facture en cas d'encaissements partiels successifs
- Il transporte la date et le montant de l'encaissement
- Il alimente l'e-reporting de paiement, obligatoire pour les prestations de services dont la TVA est exigible à l'encaissement
Autrement dit, marquer une facture comme payée cesse d'être un simple confort de gestion interne : c'est une obligation déclarative. Un artisan qui suit ses règlements sur un carnet ne remplira pas cette obligation.
Qui gère les statuts et dans quel délai
Depuis le recentrage du Portail Public de Facturation en octobre 2024, seules les Plateformes Agréées gèrent les flux de statuts. Elles les échangent entre elles et les remontent à l'administration fiscale dans un délai court, de l'ordre de 24 heures.
Pour vous, cela signifie deux choses. D'abord, vos statuts ne sont pas instantanés : un délai de quelques heures entre le dépôt et la mise à disposition chez le client est normal. Ensuite, vous n'avez aucun moyen de « rattraper » un statut a posteriori sans laisser de trace : le cycle de vie est un journal, pas un tableau de bord modifiable.
Le tableau de suivi à mettre en place
Quel que soit votre outil, trois vérifications hebdomadaires suffisent à éviter la quasi-totalité des problèmes :
- Les factures bloquées au statut « déposée » depuis plus de 48 heures : signe d'un routage en échec
- Les rejets non traités : chaque jour de retard décale votre encaissement d'autant
- Les factures payées mais non marquées encaissées : obligation déclarative non remplie
Voir aussi notre guide sur la manière de recevoir une facture électronique, qui décrit le même cycle vu du côté du destinataire.
Qui pose quel statut
Une source de confusion récurrente : croire que tous les statuts viennent de la plateforme. En réalité, trois acteurs interviennent.
| Acteur | Statuts qu'il pose |
|---|---|
| Les plateformes | Déposée, émise, reçue, mise à disposition, rejetée |
| Le destinataire (votre client) | Prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, en litige, suspendue, refusée |
| L'émetteur (vous) | Encaissée |
Vous n'avez donc qu'un seul statut à poser vous-même, mais il est obligatoire. Tout le reste vous parvient, et votre travail consiste à réagir aux deux mauvaises nouvelles possibles : le rejet et le refus.
Le même cycle vu du côté du destinataire
Quand vous recevez une facture fournisseur, les rôles s'inversent : c'est vous qui posez les statuts de traitement. Trois réactions vous appartiennent.
- Prendre en charge la facture : vous l'intégrez à votre circuit de validation. Statut facultatif mais utile pour signaler au fournisseur que le dossier avance.
- Approuver : vous validez la facture. Facultatif, mais c'est un signal fort de bonne foi commerciale et cela sécurise votre fournisseur.
- Refuser avec motif : obligatoire si vous contestez la facture dans son intégralité. Le motif est codifié et transmis.
Cette symétrie est le vrai changement culturel de la réforme : le silence n'est plus une option neutre. Une facture fournisseur laissée sans réaction reste dans le circuit et reste due. Voir notre guide pour recevoir une facture électronique en 2026.
Statuts et délais de paiement
Les statuts ne sont pas qu'un confort de suivi : ils constituent une preuve datée qui change la discussion sur les délais de paiement.
- La date de mise à disposition établit la réception de la facture par le client, point de départ du délai de paiement
- Un client ne peut plus prétendre n'avoir jamais reçu la facture, l'horodatage est incontestable
- Un statut de refus tardif, posé plusieurs semaines après la mise à disposition, laisse une trace exploitable en cas de litige
- Les pénalités de retard se calculent sur une base objective plutôt que sur la date d'envoi d'un e-mail
Pour un artisan qui court après ses règlements, c'est probablement l'apport le plus concret de toute la réforme. La procédure de relance associée est détaillée dans notre guide sur les relances d'impayés.
Les trois erreurs à ne pas commettre
- Traiter un rejet comme un refus : émettre un avoir pour une facture rejetée est une erreur, la facture n'a jamais été transmise. Corrigez et redéposez avec le même numéro.
- Traiter un refus comme un rejet : redéposer la même facture après un refus client ne règle rien, il faut un avoir puis une facture corrigée.
- Oublier le statut encaissée : c'est un statut obligatoire, qui alimente une obligation déclarative. Le négliger n'a rien d'anodin.
Sources officielles
- impots.gouv.fr : spécifications externes et normes pour la facturation électronique
- impots.gouv.fr : je découvre la facturation électronique
Questions fréquentes
Quels sont les statuts obligatoires d'une facture électronique ?
Quatre statuts sont obligatoires : déposée, rejetée, refusée et encaissée. Une dizaine d'autres statuts, comme émise, reçue, prise en charge ou approuvée, sont facultatifs.
Quelle différence entre une facture rejetée et une facture refusée ?
Le rejet vient de la plateforme et signale une anomalie technique ou réglementaire : la facture n'a jamais été transmise. Le refus vient du client et exprime un désaccord commercial sur une facture bien transmise.
Que faire quand une facture est rejetée par la plateforme ?
Corriger la cause du rejet, puis redéposer la facture avec le même numéro. Aucun avoir n'est nécessaire puisque la facture n'a jamais été transmise. Créer une nouvelle facture créerait un trou dans la numérotation.
Que faire quand un client refuse ma facture ?
La facture a été émise et transmise, elle ne peut donc pas disparaître. Il faut émettre une facture d'avoir référençant la facture refusée, puis émettre une nouvelle facture corrigée avec un nouveau numéro.
Qui doit poser le statut encaissée ?
Le fournisseur, c'est-à-dire vous. Il signale la réception du paiement, transporte la date et le montant encaissé, peut être posé plusieurs fois en cas d'encaissements partiels, et alimente l'e-reporting de paiement.
Dans quel délai les statuts circulent-ils ?
Les statuts sont échangés entre plateformes et remontés à l'administration fiscale dans un délai court, de l'ordre de 24 heures. Un décalage de quelques heures entre le dépôt et la mise à disposition est normal.
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