Contrat d'entretien artisan : facturer chaque échéance

Sommaire (9 parties)

Le contrat d'entretien d'un artisan, en quelques lignes
L'attestation d'entretien d'une chaudière : sous quinze jours
Facturer à l'avance, à la visite ou chaque mois
Ce que porte chaque facture d'un contrat d'entretien
Réviser le prix d'une année sur l'autre
La reconduction : le courrier qui ne s'oublie pas
Un logiciel de contrat d'entretien : la page « Contrats d'entretien » de Nexorio
Ce que Nexorio ne fait pas
Sources

En résumé : choisissez d'abord le rythme de facturation (à l'avance pour l'année, à chaque visite, ou chaque mois), puis écrivez sur chaque facture la période qu'elle couvre. Pour une prestation de services comme l'entretien, la TVA est due à l'encaissement. Le prix ne se révise que par une clause du contrat, sur un indice en rapport avec l'activité, ou par une annonce faite avant la reconduction. Avec le plan Pro, la page « Contrats d'entretien » de Nexorio suit les visites et prépare la facture en brouillon à chaque visite faite ; vous la relisez et vous l'envoyez.

Le contrat d'entretien d'un artisan, en quelques lignes

Le contrat dit ce qui est fait (les opérations de chaque visite), combien de fois (une visite par an, deux, une par saison), à quel prix et pour combien de temps. Il dit aussi ce qui n'est pas compris : les pièces de dépannage, les interventions en dehors des visites prévues, les déplacements hors de la zone. Un devis signé qui contient ces informations vaut contrat ; des conditions plus longues se joignent au devis.

Certains entretiens sont imposés par la réglementation, ce qui rend le contrat presque systématique : le client doit pouvoir prouver que l'entretien a été fait.

Équipement	Entretien imposé	Ce que remet l'artisan
Chaudière de 4 à 400 kW (gaz, fioul, bois, charbon ou multicombustible)	Chaque année	Une attestation d'entretien, dans les 15 jours qui suivent la visite
Pompe à chaleur ou climatisation de 4 à 70 kW	Tous les deux ans	Une attestation d'entretien
VMC, jardin, toiture, gouttières, portail	Aucun par une règle nationale	Ce que prévoit le contrat

Pour une chaudière, les clauses du devis (dépannage, rétractation, bon signataire) sont détaillées dans le modèle de devis de contrat d'entretien de chaudière ; pour un jardin, dans le modèle de devis d'entretien de jardin à l'année. Pour une piscine, remise en route et hivernage compris, voir le logiciel de devis pisciniste.

L'attestation d'entretien d'une chaudière : sous quinze jours

Après chaque visite, l'artisan remet au client une attestation d'entretien dans les quinze jours (Code de l'environnement, article R224-41-8), que le client garde au moins deux ans. Elle n'est pas la facture : l'une prouve que l'entretien a été fait, l'autre demande le paiement, et le contrat peut dire que l'attestation est comprise dans le prix. Son contenu, la phrase imposée sur le monoxyde de carbone et un modèle à recopier sont dans le guide de l'attestation d'entretien de chaudière.

Facturer à l'avance, à la visite ou chaque mois

Le rythme de facturation se choisit à la signature et s'écrit dans le contrat. Trois façons de faire reviennent le plus souvent :

Rythme	Quand facturer	Avantage	À surveiller
Une fois par an, à l'avance	À la signature, puis à chaque date anniversaire	Une seule facture par client et par an, payée avant la visite	Si le client résilie en cours d'année, la part payée d'avance peut être à rembourser
À chaque visite	Après la visite	La facture suit le travail fait, sans avance à rendre	Une facture de plus à chaque passage, et un encaissement qui attend la visite
Chaque mois ou chaque trimestre	À date fixe, par exemple le 1er du mois	Un petit montant, plus facile à accepter pour le client	Beaucoup de factures d'un petit montant à préparer et à envoyer

Un exemple : un contrat d'entretien de chaudière à 150 € HT par an, dans un logement achevé depuis plus de deux ans, donc avec une TVA à 10 %, soit 165 € TTC. Facturé à l'année, il donne une facture de 165 € TTC à chaque date anniversaire. Facturé au trimestre, il donne quatre factures de 37,50 € HT, soit 41,25 € TTC chacune. Le montant de l'année est le même ; seuls le nombre de factures et la date de l'encaissement changent.

Ce que porte chaque facture d'un contrat d'entretien

Chaque échéance donne une facture ordinaire, numérotée dans la même série que vos autres factures. Elle porte les mentions habituelles, avec trois points propres aux contrats :

La période couverte, écrite dans la désignation : « Contrat d'entretien de la chaudière gaz, période du 1er octobre 2026 au 30 septembre 2027 ». Une facture qui ne dit pas ce qu'elle couvre se conteste plus facilement.
La référence du contrat ou du devis signé, et l'adresse de l'équipement entretenu quand elle diffère de celle du client.
Le bon taux de TVA : l'entretien d'une chaudière dans un logement achevé depuis plus de deux ans relève de 10 %, avec la mention par laquelle le client certifie les conditions du taux réduit ; un contrat passé par une entreprise pour ses propres locaux est le plus souvent à 20 %.

Pour une prestation de services comme l'entretien, la TVA est due au moment de l'encaissement, sauf option pour la TVA sur les débits : un contrat payé d'avance fait entrer sa TVA dès le paiement, même si la visite a lieu plusieurs mois plus tard. La liste complète est dans l'article sur les mentions obligatoires d'une facture.

Réviser le prix d'une année sur l'autre

Un contrat qui dure plusieurs années perd de sa valeur si son prix ne bouge pas. Deux façons de le faire évoluer :

Une clause de révision, écrite dès la signature : le prix suit un indice publié. La loi interdit d'indexer sur le SMIC ou sur le niveau général des prix ; l'indice doit être en relation directe avec l'objet du contrat ou avec l'activité de l'une des parties (Code monétaire et financier, article L112-2). Pour des travaux d'entretien du bâtiment, on retient le plus souvent un index du bâtiment publié chaque mois par l'Insee, celui de tous les corps d'état (BT01) ou celui du corps d'état concerné.
Un nouveau prix annoncé avant la reconduction : sans clause, vous l'écrivez dans le courrier envoyé avant la date limite de refus, et le client l'accepte en laissant le contrat se renouveler.

Avec une clause de révision, le calcul tient en une ligne : nouveau prix = prix de départ × (dernier indice connu ÷ indice de départ). Un contrat signé à 150 € HT quand l'indice valait 128,0 passe à 155,27 € HT si l'indice vaut 132,5 au moment de la reconduction (valeurs d'exemple). La formule et l'indice de départ s'écrivent dans le contrat, le nouveau prix sur la facture de l'échéance.

La reconduction : le courrier qui ne s'oublie pas

Un contrat d'entretien signé pour un an et reconduit tacitement oblige l'artisan à prévenir son client particulier, par écrit, qu'il peut refuser la reconduction : au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date limite pour refuser (Code de la consommation, article L215-1). Sans ce courrier, le client peut mettre fin au contrat quand il le veut après la date de reconduction, et ce qu'il a payé d'avance pour la suite lui est remboursé. La règle vaut aussi, en principe, pour une personne morale qui n'agit pas à des fins professionnelles, comme un syndicat de copropriétaires (article L215-3). Avec un client professionnel, c'est le contrat qui fixe la durée et le préavis.

Le plus simple est d'envoyer ce courrier à date fixe, deux mois avant chaque échéance, en y écrivant le prix de l'année suivante. Les règles de durée, de reconduction et de rétractation sont détaillées dans le modèle de devis de contrat d'entretien de chaudière cité plus haut.

Un logiciel de contrat d'entretien : la page « Contrats d'entretien » de Nexorio

Un logiciel de contrat d'entretien sert à une chose : ne laisser passer aucune échéance. Avec le plan Pro, la page « Contrats d'entretien » de Nexorio (menu de gauche, groupe « Planification ») garde chaque contrat : le client, l'appareil, la fréquence des visites (tous les 6, 12 ou 24 mois) et la date de la prochaine. Nexorio n'envoie jamais rien tout seul : il prépare, vous relisez, puis vous envoyez.

1. Créez le contrat : client, appareil, fréquence, date de la prochaine visite et prix.
2. Suivez les visites : en haut de la page, « Visites à programmer » liste les visites en retard et celles qui approchent.
3. Planifiez : « Planifier » met la visite dans votre calendrier, en rendez-vous.
4. Après la visite, « Visite faite » l'enregistre, prépare l'attestation d'entretien en PDF et le brouillon de la facture, puis avance la prochaine visite d'une fréquence.
5. Relisez, puis envoyez : écrivez la période couverte dans la désignation, et changez le prix s'il a été révisé. C'est l'envoi qui donne à la facture son numéro définitif.

Un contrat facturé chaque mois ou chaque trimestre, sans visite à chaque échéance, se facture autrement : sur la page « Factures », menu « ⋮ » de la facture précédente, « Dupliquer » crée une copie en brouillon, avec le même client et les mêmes lignes. Changez la date, la période et le prix s'il a été révisé, puis envoyez-la. Une facture d'entretien restée impayée se relance comme les autres, et le plan Pro peut la relancer automatiquement : voir les relances des factures impayées.

Pour les acomptes, les situations et la facture finale d'un chantier, voir comment facturer un chantier avec Nexorio, de l'acompte au solde.

Ce que Nexorio ne fait pas

Envoyer seul la facture d'une échéance : il prépare un brouillon, vous l'envoyez.
Réviser le prix d'une échéance à l'autre : le brouillon reprend le prix du contrat ou de la facture dupliquée, à corriger s'il est révisé.
Répéter une facture à date fixe : vous dupliquez la précédente à chaque échéance.
Envoyer le courrier d'information avant la reconduction : il se prépare et s'envoie hors de Nexorio.
Le prélèvement automatique : le client règle par les moyens indiqués sur la facture.
Les rendez-vous qui se répètent : chaque visite se note une fois.

Sources

Questions fréquentes

Faut-il faire une facture à chaque visite d'un contrat d'entretien ?

Pas forcément. La facture suit le rythme écrit dans le contrat : une par an si le contrat est payé d'avance, une par visite si chaque passage est facturé, une par mois ou par trimestre si le prix est lissé. Dans tous les cas, chaque facture dit la période qu'elle couvre.

Quelle date écrire sur la facture d'un contrat d'entretien payé d'avance ?

La date du jour où vous l'émettez, comme pour toute facture, et dans la désignation la période couverte, par exemple « du 1er octobre 2026 au 30 septembre 2027 ». Pour une prestation de services, la TVA est due à l'encaissement : dès que le client paie, même si la visite a lieu plus tard, sauf option pour la TVA sur les débits.

Sur quel indice indexer le prix d'un contrat d'entretien ?

Sur un indice en relation directe avec l'objet du contrat ou avec votre activité : la loi interdit d'indexer sur le SMIC ou sur le niveau général des prix (Code monétaire et financier, article L112-2). Pour l'entretien du bâtiment, on retient le plus souvent un index du bâtiment publié chaque mois par l'Insee. La formule et l'indice de départ s'écrivent dans le contrat.

La règle de reconduction vaut-elle pour un client professionnel ?

Non, pas quand il signe pour son activité : avec un professionnel, c'est le contrat qui fixe la durée, la reconduction et le préavis. Le courrier à envoyer avant la reconduction (Code de la consommation, article L215-1) protège le particulier et, en principe, la personne morale qui n'agit pas à des fins professionnelles, comme un syndicat de copropriétaires.

Le brouillon préparé par Nexorio met-il à jour la période couverte ?

Non. Le brouillon préparé par « Visite faite », comme la copie faite par « Dupliquer », reprend le client, les lignes et le prix : avant de l'envoyer, écrivez la période couverte dans la désignation, et changez le prix s'il a été révisé. La page « Contrats d'entretien » fait partie du plan Pro ; « Dupliquer » est dans tous les plans.