Sommaire (9 parties)
- Comment le client signe un devis en ligne
- Ce que vaut une signature électronique simple
- La preuve que Nexorio conserve
- Un devis remis sur papier, signé depuis un téléphone
- Devis à un particulier : rétractation et démarrage anticipé
- Le rappel automatique des devis non signés
- Après la signature : facturer
- Ce que Nexorio ne fait pas
- Sources officielles
| Ce que vous devez faire | Ce que fait Nexorio |
|---|---|
| Obtenir un accord écrit avant de commencer | Envoie le devis avec un lien de signature. |
| Prouver ce qui a été signé | Fige une copie PDF du devis signé, avec son empreinte numérique. |
| Relancer un client qui ne répond pas | Lui rappelle le devis par email tous les 7 jours, si vous le choisissez à l'envoi. |
| Informer un particulier de son droit de rétractation | Ajoute la mention et le formulaire au devis quand vous cochez « Droit de rétractation de 14 jours ». |
| Passer à la facturation | Passe le devis en « Accepté » : les factures se créent depuis sa fiche. |
Comment le client signe un devis en ligne
Vous envoyez le devis par email depuis sa fiche : le message contient un lien de signature. Ce lien s'affiche aussi sur la fiche du devis, avec un bouton « Copier », pour le transmettre autrement.
- Le client ouvre le lien sur son téléphone ou son ordinateur, sans créer de compte, et lit le devis.
- Il saisit son prénom et son nom, peut tracer sa signature au doigt ou à la souris, et coche la case « J'ai lu ce devis en entier et je l'accepte : bon pour accord. ».
- Il clique sur « Signer le devis » : le devis passe en « Accepté ».
- Vous êtes prévenu par email. Le client reçoit une copie du devis signé si sa fiche porte une adresse email.
En présence du client, il n'y a pas de bouton pour faire signer sur votre appareil : ouvrez le lien du devis sur votre téléphone et tendez-le-lui, il signe de la même façon.
Passée la date de validité du devis, la signature en ligne est refusée : il faut envoyer un devis à jour. Voir la durée de validité d'un devis, et les mentions obligatoires du devis à vérifier avant l'envoi.
Ce que vaut une signature électronique simple
Le règlement européen eIDAS (n° 910/2014, applicable depuis le 1er juillet 2016) distingue trois niveaux de signature électronique.
| Niveau | Ce qui la caractérise | Usage courant | Dans Nexorio |
|---|---|---|---|
| Simple | Un accord donné en ligne, avec des éléments qui en gardent la trace | Devis, bons de commande, conditions de vente | Oui |
| Avancée | Liée au signataire de façon univoque, par un moyen sous son contrôle exclusif | Contrats à fort enjeu | Non |
| Qualifiée | Avancée, avec un certificat qualifié et un dispositif qualifié | Actes qui exigent le plus haut niveau | Non |
En droit français, un écrit électronique a la même force probante qu'un écrit sur papier, si son auteur peut être identifié et si son intégrité est garantie (Code civil, article 1366). La signature électronique repose sur un procédé fiable d'identification (article 1367). Seule la signature qualifiée est présumée fiable (décret n° 2017-1416) : pour une signature simple, c'est à celui qui s'en prévaut de montrer que le procédé est fiable. D'où l'importance de ce qui est conservé avec le devis.
Ce que vaut la mention manuscrite « Bon pour accord » sur un devis papier, et ce qui engage vraiment le client, est expliqué dans l'article sur la valeur juridique du « Bon pour accord ».
La preuve que Nexorio conserve
- le prénom et le nom saisis par le signataire ;
- la signature tracée, quand il l'a dessinée ;
- la date et l'heure de la signature ;
- l'adresse IP et le navigateur utilisés ;
- le texte exact de la case de consentement qu'il a cochée ;
- une copie PDF du devis signé, figée, avec son empreinte numérique.
C'est cette copie figée que Nexorio sert ensuite, à vous comme au client, même si votre logo ou vos coordonnées changent. Un devis signé en ligne ne se modifie plus et ne se supprime plus : pour des travaux en plus, faites un nouveau devis.
Un devis remis sur papier, signé depuis un téléphone
Un devis qui a son lien de signature porte un QR code en bas de sa dernière page, à côté du cadre de signature. Vous l'imprimez ou vous le remettez en main propre : votre client scanne le code avec son téléphone et la page de signature s'ouvre, comme avec le lien de l'email. Le lien naît au premier envoi, par « Envoyer par email » ou, sans adresse, par « Générer le lien » : un brouillon n'a donc pas de QR code, et un devis signé, refusé ou expiré n'en a plus.
Devis à un particulier : rétractation et démarrage anticipé
Sur un devis adressé à un particulier, cochez l'option « Droit de rétractation de 14 jours » quand le devis est signé chez le client, hors de vos locaux, ou à distance : Nexorio imprime alors le droit de rétractation et joint le formulaire de rétractation au PDF remis au client, et sur la page de signature le client peut demander que les travaux commencent avant la fin du délai. La case est décochée d'office : sans elle, rien ne s'imprime. Pour un dépannage urgent demandé par le client, choisissez « Dépannage urgent demandé par le client » : le devis écrit l'absence de droit de rétractation. Le détail des règles est dans le droit de rétractation de 14 jours.
Le rappel automatique des devis non signés
Tant qu'un devis envoyé n'est ni signé ni expiré, Nexorio peut le rappeler à votre client par email tous les 7 jours, avec le lien de signature. C'est compris dans tous les plans et se choisit à chaque envoi : dans la fenêtre d'envoi, cochez « Relancer automatiquement le client tous les 7 jours tant qu'il n'a pas signé » (la case est décochée par défaut). Elle ne s'affiche que si le devis part par email, à l'adresse de la fiche du client : un devis envoyé par le lien seul n'est pas rappelé. Une notification vous prévient aussi la première fois que le client ouvre le devis.
Le rappel ne fait pas tout : le délai d'envoi, la clarté des lignes et un appel au bon moment comptent autant. La méthode complète est dans le guide faire signer plus de devis.
Les factures en retard, elles, ont leurs propres relances : voir relancer une facture impayée.
Après la signature : facturer
Le devis signé passe en « Accepté ». Depuis sa fiche, vous créez la facture d'acompte, une situation de travaux ou la facture finale, sans ressaisir les lignes : voir du devis à la facture. Un client qui accepte autrement, par écrit ou sur le devis imprimé, se traite aussi : vous passez vous-même le devis en « Accepté ».
Ce que Nexorio ne fait pas
- Le code de confirmation envoyé par SMS au signataire.
- La signature avancée ou qualifiée.
- Le commentaire du client sur la page de signature : il vous répond par email ou par téléphone.
- Le bouton pour faire signer sur votre propre appareil : on ouvre le lien du devis.
- La signature de l'artisan sur le PDF : le cadre de signature est celui du client.
Sources officielles
- EUR-Lex : règlement (UE) n° 910/2014, dit eIDAS
- Légifrance : Code civil, article 1366
- Légifrance : Code civil, article 1367
- Légifrance : décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique
- Service-Public : démarchage à domicile et droit de rétractation
Questions fréquentes
Quelle valeur a la signature électronique simple d'un devis ?
Elle est recevable en justice : un écrit électronique a la même force probante qu'un écrit sur papier si son auteur peut être identifié et son intégrité garantie (Code civil, articles 1366 et 1367). Mais seule la signature qualifiée est présumée fiable. Pour une signature simple, c'est à celui qui s'en prévaut de prouver la fiabilité du procédé, d'où l'intérêt des éléments conservés avec le devis.
Quels sont les trois niveaux de signature du règlement eIDAS ?
Simple, avancée et qualifiée. La signature simple est un accord donné en ligne dont on garde la trace. L'avancée est liée au signataire de façon univoque. La qualifiée ajoute un certificat et un dispositif qualifiés : c'est la seule présumée fiable. Nexorio propose la signature simple, adaptée aux devis entre un artisan et son client.
Quelle preuve Nexorio garde-t-il d'un devis signé en ligne ?
Le prénom et le nom saisis, la signature tracée quand le client l'a dessinée, la date et l'heure, l'adresse IP, le navigateur, le texte de la case de consentement cochée, et une copie PDF figée du devis signé avec son empreinte numérique. Un devis signé en ligne ne peut plus être modifié ni supprimé.
Le client doit-il créer un compte pour signer un devis ?
Non. Il ouvre le lien du devis sur son téléphone ou son ordinateur, saisit son nom, coche la case de consentement et signe. Le lien arrive par email, ou vous le copiez depuis la fiche du devis pour le lui transmettre autrement.
La signature électronique des devis est-elle gratuite dans Nexorio ?
Oui. La signature en ligne des devis est comprise dans tous les plans, plan Starter inclus, sans coût par signature. Le plan Starter limite seulement le nombre de devis et de factures créés chaque mois.
Que se passe-t-il après la signature du devis ?
Le devis passe en « Accepté » et vous êtes prévenu par email. Le client reçoit une copie du devis signé si sa fiche porte une adresse email. Depuis la fiche du devis, vous créez ensuite la facture d'acompte, une situation de travaux ou la facture finale.