Nexorio est un logiciel de facturation BTP en ligne qui calcule chaque facture d'un chantier à partir du devis accepté : un acompte limité à ce que le client doit encore, des situations de travaux à l'avancement cumulé, puis une facture finale qui déduit tout ce qui a déjà été facturé. La retenue de garantie prévue au marché se déduit du net à payer, et l'ensemble des factures retombe, au centime, sur le montant du devis.
| Ce que vous devez faire | Ce que fait Nexorio |
|---|---|
| Facturer l'acompte encaissé | Crée la facture d'acompte depuis le devis accepté, en pourcentage ou en montant TTC. |
| Facturer l'avancement du chantier | Calcule la situation : l'avancement cumulé, moins ce qui est déjà facturé. |
| Solder le marché sans erreur de total | La facture finale déduit acomptes et situations : le tout retombe sur le devis. |
| Déduire la retenue de garantie | La déduit du net à payer, 5 % au plus, puis suit sa récupération (plan Pro). |
| Numéroter les factures sans trou | Attribue le numéro à l'émission, dans une série continue. |
| Corriger une facture déjà émise | Crée l'avoir depuis la facture, qui reste verrouillée. |
Ce qu'un logiciel de facturation BTP doit faire
Une facture de chantier n'est pas une facture ordinaire. Un outil de facturation généraliste sait émettre une facture par vente ; un chantier, lui, demande quatre choses de plus.
- Facturer un même marché en plusieurs fois, acompte, situations puis solde, sans que l'addition dépasse le devis ni qu'il manque un centime.
- Porter plusieurs taux de TVA sur un même document, et retirer la TVA quand la facture part en autoliquidation.
- Déduire la retenue de garantie de ce que le client paie, puis ne pas l'oublier un an plus tard.
- Imprimer les mentions du bâtiment : l'assurance décennale, l'adresse des travaux, la date de réalisation.
Du devis accepté au solde : un exemple chiffré
Les boutons de facture apparaissent sur la fiche d'un devis « Accepté », qu'il ait été signé en ligne par le client ou accepté par vos soins. La carte « Créer une facture » en propose trois : « Facture d'acompte », « Situation » et « Facture finale : Solde ».
Exemple : la rénovation d'une maison de plus de deux ans, un marché de 24 000 € HT à 10 % de TVA, soit 26 400 € TTC, avec une retenue de garantie de 5 % prévue au devis. L'artisan facture un acompte de 30 %, deux situations, puis le solde.
| Facture | Travaux de la période | Acompte repris | Facturé TTC | Retenue 5 % | Net à payer |
|---|---|---|---|---|---|
| Acompte de 30 % | 7 920,00 € | 7 920,00 € | |||
| Situation n° 1, avancement 50 % | 13 200,00 € | − 7 920,00 € | 5 280,00 € | 660,00 € | 4 620,00 € |
| Situation n° 2, avancement 80 % | 7 920,00 € | 7 920,00 € | 396,00 € | 7 524,00 € | |
| Facture finale | 5 280,00 € | 5 280,00 € | 264,00 € | 5 016,00 € | |
| Total | 26 400,00 € | 26 400,00 € | 1 320,00 € | 25 080,00 € |
Les quatre factures font 26 400 € TTC, le montant exact du devis. Le client a payé 25 080 € ; les 1 320 € restants, 5 % du marché, sont la retenue de garantie, à récupérer un an après la réception des travaux. Ces montants sont ceux que calcule Nexorio : vous n'indiquez que le pourcentage de l'acompte, puis l'avancement de chaque situation.
L'acompte : facturé depuis le devis accepté
Vous indiquez un pourcentage du devis ou un montant TTC. Nexorio refuse un acompte supérieur à ce que le client doit encore sur ce devis, et ventile la TVA comme sur le devis quand celui-ci porte plusieurs taux. L'acompte ne supporte pas de retenue de garantie.
Tant qu'une facture d'acompte est en brouillon, la situation et la facture finale attendent : elles la déduisent et doivent citer son numéro, qu'un brouillon n'a pas encore. Les règles de l'acompte lui-même sont dans le guide de la facture d'acompte, et son montant dans celui du pourcentage d'acompte. Le calculateur d'acompte donne la répartition entre acompte, TVA et solde.
La situation de travaux : un avancement cumulé
Une petite fenêtre demande une seule chose, l'avancement cumulé du chantier, en pourcentage global du marché. Il doit dépasser celui de la situation précédente et ne peut pas dépasser 100 %. Nexorio facture la différence entre ce cumul et ce qui a déjà été facturé, puis ouvre la facture en brouillon dans l'écran de saisie.
Un acompte émis avant la situation y est repris sur une ligne négative, « Reprise de l'acompte », suivie de son numéro : c'est ce que montre la situation n° 1 de l'exemple. L'avancement ne se saisit pas poste par poste. Le principe et les mentions sont détaillés dans le guide de la facture de situation ; le calculateur de situation permet de vérifier un montant.
La facture finale : les lignes du devis, acomptes déduits
Elle porte tout ce qui reste à facturer, et prend deux formes selon ce qui l'a précédée.
- Rien, ou seulement des acomptes, avant elle : elle recopie les lignes du devis, avec leurs catégories et leurs unités, puis déduit chaque acompte sur une ligne négative.
- Après une situation : elle porte une ligne « Solde » par taux de TVA.
Dans les deux cas, elle s'ouvre en brouillon dans l'écran de saisie : vous pouvez y ajouter une ligne pour un supplément accepté par le client, ou retirer un poste qui n'a pas été réalisé. Sa date compte pour la suite : c'est souvent celle de la réception des travaux, constatée par un procès-verbal de réception.
Facturer avec une retenue de garantie : déduite de chaque facture
La retenue de garantie n'existe que si le marché la prévoit, et ne peut pas dépasser 5 % (loi du 16 juillet 1971). Nexorio la calcule sur le montant TTC des travaux de chaque situation et de la facture finale, et la déduit du net à payer : le client règle la facture, moins la retenue.
Sur la facture, trois montants se suivent : le total TTC des travaux, la retenue de garantie avec son pourcentage, puis le net à payer. Le taux se fixe sur le devis et passe seul aux factures qui en découlent ; une facture créée sans devis peut aussi la porter, en cochant l'option « Retenue de garantie » dans le panneau « Options » de l'éditeur (5 % au plus).
Elle se récupère un an après la réception des travaux, sans nouvelle facture. Avec le plan Pro, la page « Retenues de garantie » liste chaque marché, attend la date de réception, puis fait passer la retenue en « À réclamer » le moment venu ; « Marquer récupérée » enregistre le versement. La retenue elle-même, sa déduction et son impression sont dans tous les plans. Le calcul et la caution qui peut la remplacer sont expliqués dans l'article sur la retenue de garantie.
TVA par ligne, autoliquidation et primes
- Un taux de TVA par ligne : la ventilation par taux du devis se retrouve sur l'acompte, les situations et la facture finale. Voir les taux de TVA des travaux.
- L'autoliquidation en sous-traitance : une case du document retire la TVA et imprime la mention légale ; Nexorio demande alors le numéro de TVA du donneur d'ordre. Elle s'applique quel que soit le rang de sous-traitance. Voir la facturation en sous-traitance.
- Les primes (prime CEE, MaPrimeRénov' quand vous en êtes mandataire) : elles se déduisent sous le total TTC, et se répartissent entre les situations à mesure de l'avancement.
Numérotation, facture verrouillée et avoir
Un brouillon n'a pas de numéro. La facture reçoit le sien au moment où elle est émise, dans une série sans trou, et Nexorio refuse une date antérieure à celle de la facture précédente. Une facture émise est verrouillée : ni ses lignes ni ses montants ne se modifient.
Pour la corriger ou l'annuler, vous créez un avoir depuis la facture, du montant entier ou d'une partie ; le PDF de la facture annulée porte alors le tampon « ANNULÉE » et le numéro de l'avoir. À l'encaissement, « Marquer payée » demande la date et le mode de règlement, et le PDF porte le tampon « ACQUITTÉE ». Les règles de la série sont rappelées dans le guide de la numérotation des factures.
Contrats d'entretien : une facture à chaque visite
Un entretien annuel de chaudière, une pompe à chaleur à entretenir tous les deux ans : avec le plan Pro, la page « Contrats d'entretien » (menu de gauche, groupe « Planification ») garde chaque contrat, son appareil, sa fréquence et sa prochaine visite. « Visite faite » enregistre la visite, prépare l'attestation d'entretien en PDF et le brouillon de la facture, puis avance la prochaine visite. Nexorio n'émet ni n'envoie rien tout seul : vous relisez, puis vous envoyez. Pour une facture qui revient sans visite, un contrat d'espaces verts au mois par exemple, « Dupliquer » crée une copie en brouillon de la facture précédente, à mettre à jour avant l'envoi. Pour un contrat d'entretien, le rythme, la période à écrire sur chaque facture et la révision du prix sont détaillés dans la facturation d'un contrat d'entretien.
L'envoi à la plateforme agréée
Une fois votre entreprise raccordée à une Plateforme Agréée, depuis Paramètres, les factures adressées à des professionnels partent au format électronique, dans tous les plans : acomptes, situations, factures finales et avoirs. Le raccordement, la réception et le suivi des statuts sont détaillés sur la page de la facturation électronique dans Nexorio ; le calendrier de l'obligation, dans le guide de la facturation électronique obligatoire.
Chaque document a son modèle chiffré, à modifier en ligne : acompte, situation, facture finale et avoir.
Sources officielles
- Légifrance : loi n° 71-584 du 16 juillet 1971 sur les retenues de garantie des marchés de travaux
- Légifrance : article 242 nonies A de l'annexe II au code général des impôts, mentions d'une facture
- Entreprendre Service Public : la facturation entre professionnels
- economie.gouv.fr : les mentions obligatoires d'une facture
Ce que Nexorio ne fait pas
Mieux vaut le savoir avant de s'inscrire :
- L'avancement poste par poste : une situation se saisit en pourcentage global du marché.
- Le décompte général définitif d'un marché public.
- Le paiement direct du sous-traitant par le maître d'ouvrage.
- La facture adressée à un client professionnel établi à l'étranger.
- La déclaration d'un encaissement partiel : une facture se marque payée en entier.
- Les factures qui reviennent (loyer, abonnement) : pas de répétition automatique, vous dupliquez la précédente.
Nexorio a trois plans, sans engagement : Starter, gratuit (jusqu'à 5 devis et factures par mois), Pro à 19,90 € par mois et Business à 49,90 € par mois. Le détail des plans et des tarifs.
Questions fréquentes
Nexorio facture-t-il une situation poste par poste ?
Non. Une situation se saisit en avancement cumulé, en pourcentage global du marché : Nexorio facture la différence entre ce cumul et ce qui a déjà été facturé. L'avancement par poste n'existe pas dans Nexorio.
Que peut-on modifier dans le brouillon d'une situation ou d'une facture finale ?
Le brouillon s'ouvre dans l'écran de saisie des factures : vous pouvez changer la date et le règlement, ajouter une ligne pour un supplément accepté par le client ou retirer un poste non réalisé. Tant que ni les lignes ni la remise ne changent, les totaux restent ceux calculés depuis le devis. Une fois émise, la facture ne se modifie plus.
Une facture d'acompte en brouillon bloque-t-elle la suite ?
Oui. Tant qu'un acompte du devis est en brouillon, Nexorio refuse de créer une situation ou la facture finale : elles le déduisent et doivent citer son numéro, qu'un brouillon n'a pas encore. Envoyez l'acompte, ou supprimez-le.
Nexorio envoie-t-il seul la facture d'une visite d'entretien ?
Non. Avec le plan Pro, « Visite faite », sur un contrat d'entretien, prépare l'attestation et un brouillon de la facture. Vous le relisez, puis vous l'émettez et l'envoyez : une facture émise porte un numéro définitif et ne se corrige plus que par un avoir.
Après une situation, la facture finale reprend-elle les lignes du devis ?
Non. Quand une situation l'a précédée, la facture finale porte une ligne « Solde » par taux de TVA. Elle ne recopie les lignes du devis que si rien, ou seulement des acomptes, n'a été facturé avant elle.
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