Changer de logiciel de devis et de facturation consiste à transférer vos clients, votre catalogue de prestations et votre historique de documents vers un nouvel outil, sans rompre la continuité de votre numérotation ni perdre l'accès à vos archives. L'opération prend une demi-journée quand elle est préparée, et devient un problème de conformité quand elle ne l'est pas. Ce guide détaille ce qui se transfère réellement, le piège de la numérotation en cours d'année, et les questions à poser avant de signer ailleurs.
Les trois raisons de changer en 2026
La réforme de la facturation électronique a rebattu les cartes. Trois motifs reviennent systématiquement :
- La conformité. Un logiciel qui produit un PDF sans données structurées ne suffira plus entre professionnels. Le format attendu embarque un fichier de données lisible par machine, et la facture doit transiter par une plateforme agréée par l'administration fiscale.
- Le prix. Les écarts du marché vont de la gratuité à plus de 30 € par mois pour des fonctions comparables, et certains éditeurs facturent le raccordement à la plateforme agréée en supplément de l'abonnement.
- Les fonctions manquantes. Signature électronique du devis, situations de travaux, retenue de garantie, suivi de marge : ce sont les motifs de départ les plus cités chez les artisans du bâtiment.
Le calendrier joue en votre faveur : mieux vaut changer maintenant, en période calme, que dans l'urgence à quelques semaines d'une échéance. Pour savoir laquelle vous concerne, notre calendrier de la réforme détaille les dates par taille d'entreprise.
Ce qui se transfère, ce qui ne se transfère pas
C'est la source principale de déception. Un changement de logiciel n'est pas un déménagement à l'identique : certaines données suivent, d'autres se reconstruisent.
| Donnée | Se transfère ? | Comment |
|---|---|---|
| Fiches clients | Oui | Export CSV ou Excel depuis l'ancien logiciel, import dans le nouveau |
| Catalogue de prestations | Oui | Même principe, avec les prix d'achat si la colonne existe |
| Devis et factures émis | En lecture seule | Export PDF à conserver de votre côté, pas de reprise modifiable |
| Numérotation | À paramétrer | Fixer le numéro de départ dans le nouveau logiciel |
| Mise en page des documents | Non | À refaire : logo, couleurs, mentions, conditions de vente |
| Devis en attente de signature | Non | À laisser vivre dans l'ancien outil, ou à réémettre |
La dernière ligne explique pourquoi le moment compte : un devis envoyé la veille du changement porte un lien de signature qui vit dans l'ancien logiciel. Si vous résiliez, le lien meurt et le client ne peut plus signer.
Le vrai piège : la numérotation
C'est le seul point du dossier qui relève de la loi et non du confort. L'article 242 nonies A de l'annexe II au code général des impôts impose que vos factures portent un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique continue, sans rupture.
Or beaucoup de logiciels démarrent leur compteur à 1 sans possibilité de le régler. Si votre dernière facture de l'ancien outil portait le numéro 2026-0087 et que la première du nouveau porte 2026-0001, vous avez deux problèmes en même temps : une rupture de séquence, et bientôt des doublons quand le nouveau compteur repassera sur des numéros déjà utilisés.
Le détail des règles applicables, y compris le cas des séries distinctes et des avoirs, est traité dans notre guide de la numérotation de facture conforme.
Vos archives restent votre responsabilité
Résilier un abonnement ne suspend pas vos obligations de conservation. Deux durées se superposent :
- 6 ans au titre du contrôle fiscal, à compter de la dernière opération mentionnée sur le document, en application de l'article L102 B du livre des procédures fiscales.
- 10 ans au titre du code de commerce, qui impose la conservation des documents comptables et des pièces justificatives.
Un éditeur qui ferme votre compte n'est pas tenu de garder vos documents pour vous, et l'administration ne retiendra jamais « mon ancien logiciel ne me les rend plus » comme excuse. Faites l'export avant de résilier, pendant que le compte est encore actif, et vérifiez que les fichiers s'ouvrent.
Si vos factures étaient déjà au format électronique, conservez-les dans leur format d'origine et pas seulement en impression. Notre guide de l'archivage à valeur probante détaille ce que recouvre exactement cette obligation.
La migration en cinq étapes
L'ordre compte : chaque étape suppose la précédente.
- 1. Exporter avant tout. Clients, catalogue, et la totalité des devis et factures en PDF. Plus un export comptable si votre comptable en utilise un.
- 2. Relever votre dernier numéro pour chaque type de document : facture, devis, acompte, situation, avoir. C'est ce chiffre que vous saisirez dans le nouvel outil.
- 3. Paramétrer le nouveau logiciel : informations d'entreprise, logo, mentions légales, assurance décennale, conditions de vente, numéros de départ.
- 4. Importer clients et catalogue, puis vérifier une dizaine de fiches au hasard : les erreurs d'import se voient sur les accents, les adresses et les taux de TVA.
- 5. Émettre un document de test et le relire ligne à ligne avant de basculer pour de bon. Ne résiliez l'ancien abonnement qu'une fois ce test concluant et les devis en cours réglés.
Les questions à poser avant de signer ailleurs
Une liste courte suffit à écarter la plupart des mauvaises surprises :
- Puis-je fixer mes numéros de départ sur tous les types de documents ?
- L'import de clients et de prestations se fait-il par fichier, ou faut-il tout ressaisir ?
- Le raccordement à la plateforme agréée est-il compris dans le prix, ou facturé en supplément ?
- Puis-je ressortir mes données à tout moment, et sous quel format ?
- Y a-t-il un engagement de durée, et que devient mon accès si je m'arrête ?
La quatrième question est la plus révélatrice : un éditeur qui rend la sortie difficile aujourd'hui la rendra difficile demain. Le droit à la portabilité de vos données, garanti par le règlement général sur la protection des données, vous protège sur le principe, mais pas sur la qualité du fichier rendu.
Comment Nexorio reprend votre numérotation
Dans Nexorio, un écran de reprise de numérotation est prévu pour ce cas précis. Vous y saisissez le prochain numéro attendu pour chacun des cinq types de documents : devis, facture, facture d'acompte, situation de travaux et avoir. La séquence reprend là où votre ancien logiciel s'est arrêté, et un contrôle en base refuse tout numéro déjà utilisé, ce qui rend le doublon impossible même en cas de fausse manipulation.
L'import des clients et du catalogue se fait par fichier CSV ou Excel. Le plan gratuit permet de tout paramétrer et de faire vos essais avant de décider quoi que ce soit, sans carte bancaire et sans limite de durée.
Sources officielles
- Légifrance : article 242 nonies A de l'annexe II au code général des impôts, mentions et numérotation des factures
- Légifrance : article L102 B du livre des procédures fiscales, durée de conservation
- impots.gouv.fr : la facturation électronique entre entreprises
Questions fréquentes
Puis-je changer de logiciel de facturation en cours d'année ?
Oui, aucune règle n'impose d'attendre le 1er janvier. La seule contrainte est la numérotation : la séquence de vos factures doit rester chronologique et continue, sans rupture ni doublon. Votre nouveau logiciel doit donc pouvoir démarrer au numéro qui suit votre dernière facture, et non repartir à 1.
Que deviennent mes anciennes factures si je quitte un logiciel ?
Elles restent votre responsabilité. L'administration peut vous les réclamer pendant 6 ans au titre du contrôle fiscal, et le code de commerce impose 10 ans. Avant de résilier, exportez la totalité de vos documents au format PDF, plus un export comptable, et conservez-les hors du logiciel que vous quittez.
Un logiciel peut-il refuser de me rendre mes données ?
Non. Le RGPD vous donne un droit d'accès et un droit à la portabilité de vos données. En pratique, la vraie difficulté n'est pas le refus mais le format : un export peut être incomplet ou inexploitable. Demandez l'export avant de résilier, pendant que votre compte est encore actif.
Faut-il recréer tous ses clients à la main ?
Non si votre ancien logiciel exporte un fichier CSV ou Excel de vos clients, ce qui est presque toujours le cas. Le catalogue de prestations s'importe de la même façon. Ce qui ne se transfère jamais automatiquement, ce sont les documents en cours et la mise en page de vos modèles.
Quel est le meilleur moment pour changer de logiciel ?
Une période creuse, avec peu de devis en attente de signature et peu de factures impayées à suivre. Le changement d'exercice est confortable pour la numérotation, mais il n'est pas obligatoire : la reprise du numéro de départ règle le problème à n'importe quelle date.
Créez vos devis et factures PDF, conformes 2026.
Premier document créé en 5 minutes avec Nexorio. Gratuit, sans carte bancaire.