Devis et factures dans Nexorio : le guide complet

Les documents de Nexorio

Nexorio connaît six documents. Vous n'en créez vraiment que deux à la main, le devis et la facture : les autres naissent d'un devis ou d'une facture qui existe déjà, et reprennent ses chiffres.

Le menu de gauche range tout cela par groupes, qui s'ouvrent d'un clic. « Facturation » : « Devis », « Factures », « Factures d'avoir », « Bons de commande », « Bons de livraison » et « Factures reçues ». « Contacts » : « Clients », « Fournisseurs » et « Demandes clients ». « Planification » : « Planning » (à la semaine, au mois ou en frise), « Tâches », « Heures de l'équipe » et « Contrats d'entretien ». « Chantiers » (« Projets » hors bâtiment) : « Liste », « Carte », « Rentabilité », « Bons d'intervention » et « Appels d'offres ». Puis « Achats », « Bibliothèque » et « Indicateurs ». Sur téléphone, la barre du bas porte un bouton « Nouveau » qui propose « Nouveau devis » et « Nouvelle facture ».

Créer un devis

Ouvrir un nouveau devis

Ouvrez le menu « Devis », puis cliquez sur « Nouveau devis ». Depuis la page « Clients », le bouton « Nouveau devis » d'une ligne ouvre le devis avec ce client déjà choisi. Le devis se présente comme une feuille, dans l'ordre du PDF : vos coordonnées en haut à gauche, le client en haut à droite, les lignes au milieu, les totaux en bas. Le panneau « Options » est à droite.

Choisir le client

Tapez le nom du client dans le champ « Client ». S'il n'existe pas encore, cliquez sur « + Nouveau client » et dites d'abord s'il s'agit d'un « Particulier » ou d'un « Professionnel ». Pour un professionnel, saisissez son SIREN ou son SIRET puis cliquez sur « Rechercher » : Nexorio remplit le nom et l'adresse.

Ce choix a des conséquences. Le devis d'un particulier porte le droit de rétractation de 14 jours. La facture d'un professionnel porte l'indemnité de 40 € pour frais de recouvrement et passe par la facturation électronique. Dans les deux cas, l'adresse du client est obligatoire sur une facture.

Les dates

« Date d'émission » est la date du devis. « Valable jusqu'au » est sa durée de validité : passé ce jour, le client ne peut plus le signer en ligne. La durée proposée d'office se règle dans Paramètres, rubrique « Devis ».

Ajouter les lignes Bâtiment

Chaque ligne a six colonnes : « Désignation », « Qté », « Unité », « PU HT (€) », « TVA » et « Montant HT », que Nexorio calcule. Au bâtiment, la colonne « Désignation » porte deux champs, l'un sous l'autre : le nom de l'article, puis sa désignation (le détail des travaux), imprimée sous le nom sur le devis. Sous les lignes, quatre boutons en ajoutent une, selon ce que vous vendez :

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La nature d'une ligne n'est jamais imprimée sur le devis. Elle vous sert à vous : elle range la prestation dans votre bibliothèque et répartit votre chiffre entre matériaux et main d'œuvre sur la fiche de la facture (carte « Ventilation HT »).

Trois autres boutons structurent un long devis. « + Catégorie » ajoute un titre qui regroupe plusieurs lignes, par exemple « Salle de bain ». « + Note » ajoute un texte libre, sans prix. « + Saut de page » fait commencer la suite sur une nouvelle page du PDF.

Ajouter les lignes Hors bâtiment

Hors bâtiment, le devis s'ouvre en saisie « Rapide ». Une ligne se réduit à quatre choses : son « Type » (« Presta » pour une prestation de services, « Biens » pour une vente), sa « Désignation », sa « TVA » et son « Montant HT (€) ». Vous tapez le montant, la ligne vaut un forfait à ce prix. Le bouton « + Ajouter une ligne » en ajoute une.

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Le type compte : une facture doit dire si vous vendez des services, des biens ou les deux, et Nexorio le déduit de vos lignes. Pour saisir une quantité, une unité et un prix unitaire (5 jours à 600 €, par exemple), ou pour ajouter des catégories et des notes, passez en saisie « Complète » : le choix est en haut du panneau « Options », sous « Saisie ». Nexorio retient votre préférence.

La bibliothèque pendant la saisie

Dès que vous tapez dans « Désignation », Nexorio propose vos prestations récentes. Choisissez-en une : l'unité, le prix et la TVA se remplissent. En bas de la liste, « Voir toutes mes prestations » ouvre votre bibliothèque entière. Dans le bâtiment, Nexorio propose aussi les ouvrages de la Bibliothèque Nexorio, prêts à l'emploi, avec un prix indicatif à remplacer par le vôtre. « Bibliothèque Nexorio », en tête de la liste, ouvre la fiche d'un ouvrage : son prix d'achat, sa marge et son prix de vente s'y modifient ligne par ligne ou au total, avant de l'insérer. Un ouvrage Nexorio arrive sur le document avec une ligne par élément de sa fiche, le plus souvent les fournitures puis la main d'œuvre ; ses prix fixés au total, il tient sur une seule ligne. Toute ligne nouvelle que vous écrivez est gardée dans votre bibliothèque pour la prochaine fois.

Le menu « ⋯ » d'une ligne

La poignée à gauche de chaque ligne (les six petits points) sert à la déplacer : maintenez-la et faites glisser.

La TVA

Le taux se choisit ligne par ligne : 0 %, 5,5 %, 10 %, 20 % ou « Personnalisé ». Un même devis peut donc mélanger plusieurs taux. Si vous êtes en franchise de TVA, les lignes sont à 0 % d'office et la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » s'imprime seule. Dans le bâtiment, une ligne à 5,5 % ou 10 % fait apparaître sous le total l'attestation que votre client signe avec le devis : les règles sont dans notre guide de la TVA des travaux de rénovation.

Les options du document

Le panneau « Options » est à droite du document (sur téléphone, bouton « Options » en haut). Chaque case fait apparaître un bloc dans le document. La décocher retire le bloc et efface ce qu'il contenait. Un document simple n'en a besoin d'aucune.

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Hors bâtiment, en saisie « Rapide », le panneau ne montre que les options courantes. Le lien « + Plus d'options » déplie les autres.

Les mentions que Nexorio pose pour vous

Un devis ou une facture doit porter des mentions fixées par la loi. Nexorio les imprime à partir de ce que vous avez réglé une fois dans Paramètres : vous n'avez pas à les retaper.

• Votre identité : forme juridique, capital, SIRET, numéro de TVA, immatriculation. Un entrepreneur individuel voit son nom suivi de « EI ».
• L'assurance décennale Bâtiment : assureur, contrat et zone couverte, imprimés sur vos devis et factures. Si vous y déposez votre attestation (facultatif), elle part d'office avec l'email de chaque devis et de chaque facture. Le détail est dans notre article sur la décennale sur les devis et factures.
• Les déchets du chantier Bâtiment : sur un devis, l'option « Déchets de chantier » est décochée d'office, et rien ne s'imprime. Cochez-la quand le chantier en produit : Nexorio demande alors la quantité, la gestion, le point de collecte et le coût.
• La mention de TVA : elle suit vos taux (franchise, taux réduit, autoliquidation).
• Les pénalités de retard (facture) : leur texte dépend du client, particulier ou professionnel. Il est fixé par la loi et ne se modifie pas.
• Le cadre de signature (devis) : avec la mention « Bon pour accord ».

Pour la liste complète de ce que la loi exige, voyez les mentions obligatoires d'un devis et les mentions obligatoires d'une facture.

Enregistrer, envoyer et faire signer

Trois boutons sont en haut de l'éditeur :

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Votre saisie est gardée tant qu'elle n'est pas enregistrée

Un devis ou une facture que vous n'avez pas encore enregistré est gardé sur votre appareil pendant que vous le saisissez. Si votre téléphone recharge la page, si la connexion coupe ou si vous quittez l'éditeur par erreur, la fenêtre « Reprendre votre saisie ? » s'affiche à l'ouverture suivante. « Reprendre ma saisie » remet le document comme vous l'aviez laissé, « Supprimer la copie » repart de zéro.

Cette copie reste dans le navigateur de l'appareil où vous avez saisi : elle n'est pas sur vos autres appareils. Elle est effacée dès que le document est enregistré, quand vous vous déconnectez, et au bout de 30 jours. Pour retrouver un document partout, cliquez sur « Enregistrer en brouillon ».

Envoyer le devis

La fenêtre « Envoyer le devis » demande l'email du client, un message, et accepte jusqu'à cinq pièces jointes. Cliquez sur « Envoyer par email » : le client reçoit le devis et un lien pour le signer. Si vous laissez l'email vide, le bouton devient « Générer le lien » : vous copiez le lien de signature et vous l'envoyez vous-même, par SMS ou par messagerie.

Une fois le lien créé, le PDF du devis porte un QR code à côté du cadre de signature : sur un devis imprimé ou remis en main propre, votre client le scanne avec son téléphone et signe en ligne.

Ce que voit votre client

Votre client ouvre le lien sur son téléphone ou son ordinateur, sans créer de compte. Il voit le résumé du devis, peut ouvrir le « Détail du devis (PDF) », saisit son nom, coche « J'ai lu ce devis en entier et je l'accepte : bon pour accord. » puis clique sur « Signer le devis ». Il peut aussi tracer sa signature au doigt, c'est facultatif.

Dès qu'il a signé, le devis passe en « Accepté » et sa fiche affiche la carte « Signé électroniquement », avec le nom du signataire, la date et l'heure. Un devis signé ne se modifie plus : pour des travaux en plus, on crée un nouveau devis. Notre article sur la signature électronique des devis explique sa valeur.

Les statuts d'un devis

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Le statut change seul quand le client signe en ligne. Pour le changer à la main, par exemple quand le client a signé sur papier, cliquez sur la pastille voulue dans la barre « Statut ». Pour passer un devis en « Accepté », sa fiche propose aussi un raccourci : le bouton « Mon client a déjà accepté » sur un brouillon, la ligne « Il a accepté autrement ? » sur un devis envoyé. La liste des devis range les mêmes états en onglets : « Tous », « Brouillons », « Envoyés », « À facturer », « Facturés » et « Perdus ».

Sortir les fournitures à commander Bâtiment

Sur la fiche d'un devis, le bouton « Fournitures » ouvre ce qu'il faut commander pour le chantier : les lignes « Fourniture » du devis avec leur quantité, regroupées quand la même fourniture revient plusieurs fois, puis le « Matériel à prévoir » (les lignes « Matériel » : échafaudage, nacelle, benne). Les lignes « Ouvrage » (fourniture et pose) sont listées à part, leurs fournitures n'étant pas détaillées sur le devis. La main d'œuvre n'y figure pas. « Copier la liste » la prépare pour la coller dans un email ou un message à votre fournisseur, « Télécharger en PDF » en fait une feuille à cocher. Vos prix de vente n'y sont jamais ; vos prix d'achat seulement si vous cochez « Afficher mes prix d'achat ». Le bouton apparaît dès que le devis contient une ligne « Fourniture », « Matériel » ou « Ouvrage ».

Avec le plan Business, la même fenêtre a un bouton « Bon de commande ». Indiquez le fournisseur, cochez les lignes à lui commander, corrigez les quantités s'il le faut (conditionnement, chutes), ajoutez une ligne s'il manque une fourniture, puis « Télécharger le bon de commande ». Faites un bon par fournisseur. Le document porte vos coordonnées, le lieu et la date de livraison souhaités ; il ne porte ni le nom de votre client, ni vos prix de vente, et vos prix d'achat seulement si vous cochez « Imprimer mes prix d'achat sur le bon ». Le bon est enregistré avec un numéro BC-… et se suit dans « Facturation », « Bons de commande » : « Envoyé », « Livré en partie », « Livré », puis « Facturé » quand vous le rattachez à l'achat. Quand c'est vous qui livrez votre client, « Facturation », « Bons de livraison » prépare le bon qu'il signe à la réception. Ce qu'une commande fournisseur doit contenir, sa confirmation et les réserves à la livraison sont dans l'article sur le bon de commande dans le bâtiment.

Du devis à la facture

Quand un devis est « Accepté », la carte « Créer une facture » de sa fiche affiche trois boutons, qui reprennent les chiffres du devis : vous ne ressaisissez rien. Tant que le devis est en brouillon, la même carte rappelle qu'il doit d'abord être accepté. Les mêmes choix sont dans le menu « ⋮ » de la liste des devis.

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La facture d'acompte

Elle demande une partie du prix avant ou pendant le travail. Choisissez « Pourcentage » ou « Montant TTC fixe » : l'acompte demandé sur le devis est déjà proposé (30 % si le devis n'en prévoit pas). Vérifiez les montants, puis cliquez sur « Créer la facture d'acompte ». Vous pouvez en émettre plusieurs sur un même devis. Les règles sont dans notre guide de la facture d'acompte. Envoyez la facture d'acompte avant de créer une situation ou la facture finale : tant qu'elle est en brouillon, elle n'a pas de numéro, et Nexorio vous demande de l'envoyer d'abord.

La situation ou la facture d'avancement

Elle facture le travail au fur et à mesure. Dans le bâtiment, elle s'appelle « Situation n° 1 », puis « n° 2 » ; ailleurs, « Facture d'avancement n° 1 ». Une petite fenêtre vous demande une seule chose : l'avancement cumulé, par exemple 60 %. Nexorio calcule ce que vous pouvez facturer : il retire les situations déjà émises et déduit les acomptes déjà facturés. Cliquez sur « Continuer » : la facture s'ouvre dans l'éditeur, où vous réglez la date et le règlement avant de l'envoyer. Dans le bâtiment, la retenue de garantie prévue au devis est appliquée d'office. Le calcul est détaillé dans notre guide de la facture de situation.

La facture finale (solde)

« Facture finale : Solde » facture tout ce qui reste, et ouvre la facture directement dans l'éditeur. Si vous n'avez émis que des acomptes, ou rien, elle reprend toutes les lignes de votre devis, puis déduit chaque acompte sur une ligne « Reprise de l'acompte ». Après des situations, elle porte une ligne « Solde » : le total du devis, moins ce qui est déjà facturé. Vérifiez la date, le règlement et, dans le bâtiment, la date de fin des travaux (option « Chantier et date des travaux »), puis cliquez sur « Créer la facture et envoyer ». Si votre devis prévoit un acompte et que rien n'a encore été facturé, une fenêtre vous demande d'abord votre choix, « Créer la facture d'acompte » ou « Facturer sans acompte » : sans facture d'acompte, la facture finale réclame la totalité du devis.

Sur la fiche du devis, la carte « Progression du chantier » (« Progression » hors bâtiment) montre à tout moment la part déjà facturée et le reste à facturer. La carte « Factures émises » liste les factures nées de ce devis.

Des travaux en plus : un nouveau devis

Votre client demande un travail de plus en cours de route ? Un devis signé ne se modifie plus : créez un nouveau devis pour le même client, avec seulement les travaux ajoutés, et faites-le signer avant de les commencer. Sans cet accord écrit, votre client n'est pas tenu de les payer. Ce devis se facture à part, comme tout devis accepté.

Créer une facture sans devis

Pour une vente sans devis, ouvrez le menu « Factures » et cliquez sur « Nouvelle facture ». L'éditeur est le même que celui du devis, avec trois différences.

• Le règlement : la liste « Règlement » propose à réception, 15, 30 ou 60 jours, 45 jours fin de mois, une date choisie ou des conditions libres. Nexorio en déduit l'échéance. Les délais permis sont rappelés dans notre article sur les délais de paiement.
• Le paiement : les options « Coordonnées bancaires » et « Facture déjà payée (acquittée) » n'existent que sur une facture.
• Le numéro : tant qu'elle est en brouillon, la facture s'affiche « Brouillon », sans numéro. Son numéro définitif lui est donné au moment où vous la créez pour de bon. Vos factures se suivent ainsi sans trou, dans l'ordre des dates, comme l'exige la loi (voir la numérotation des factures).

Vous venez d'un autre logiciel ? Dans Paramètres, rubrique « Devis et factures », la « Reprise de numérotation » fait repartir vos devis et vos factures du numéro de votre choix.

Refaire une facture qui revient : « Dupliquer »

Un loyer, un abonnement, une prestation au mois : sur la page « Factures », ouvrez le menu « ⋮ » de la facture précédente et cliquez sur « Dupliquer ». Vous obtenez une copie en brouillon, avec le même client et les mêmes lignes : changez la date, la période couverte et le prix s'il a changé, puis envoyez-la. « Dupliquer » n'est pas proposé pour une facture créée depuis un devis (acompte, situation, facture finale) ni pour un avoir. Au bâtiment, pour un contrat d'entretien, la page « Contrats d'entretien » (menu de gauche, groupe « Planification », plan Pro) suit les visites : « Visite faite » prépare l'attestation et le brouillon de la facture. Voir aussi comment facturer chaque échéance d'un contrat.

Corriger ou annuler

Une facture annulée ne disparaît pas : elle reste dans votre liste avec le statut « Annulée par avoir », et son PDF porte le tampon « ANNULÉE » et le numéro de l'avoir. Si elle avait déjà été payée, l'avoir est « À rembourser » : une fois le client remboursé, cliquez sur « Marquer remboursé ». Notre article sur la facture d'avoir détaille les cas.

Suivre les paiements

Marquer une facture payée

Dans le menu « Factures », ouvrez le menu « ⋮ » de la facture et cliquez sur « Marquer payée ». Indiquez la « Date d'encaissement » et le « Mode de règlement » : virement, chèque, espèces, carte bancaire, prélèvement ou autre.

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Le PDF de la facture porte alors le tampon « ACQUITTÉE ». Une facture transmise en facture électronique se marque payée de la même façon. La déclaration de l'encaissement à l'administration, obligatoire pour un artisan au 1er septembre 2027, n'est pas encore envoyée par Nexorio : elle le sera avant cette date.

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Relancer un client

Une facture dont l'échéance est passée s'affiche « En retard ». Dans son menu « ⋮ », « Envoyer par email » devient « Relance par email » après le premier envoi. La colonne « Relances » compte celles déjà faites. Le tableau de bord rappelle aussi, dans « À faire », les factures en retard et les devis restés sans réponse. Pour les bons réflexes, lisez notre guide des relances d'impayés.

Relancer automatiquement les factures en retard

Dans « Paramètres », rubrique « Factures », l'encadré « Relances automatiques » prépare le rappel à votre place. Cliquez sur « Activer les relances à valider », puis réglez la « Première relance » (3, 7, 15 ou 30 jours après l'échéance), les « Relances suivantes » et le « Nombre de relances ». « Voir l'email envoyé » montre ce que recevra votre client : le texte est votre « Message de relance », ou un texte courtois s'il est vide. Les relances sont préparées le matin, du lundi au vendredi, et seulement pour une facture déjà envoyée à votre client. Sur la fiche d'une facture, l'encadré « Relance automatique » donne la date de la prochaine, et « Ne pas relancer cette facture » la met à l'écart. Dès qu'une facture est « Payée », plus rien n'est préparé. Les relances automatiques font partie du plan Pro.

Deux notifications vous évitent une relance à tort. Quand une facture passe en retard, la cloche « Notifications » vous le signale, avec deux boutons : « Marquer payée » si votre client a déjà réglé, « Relancer » sinon. Et si vous choisissez l'envoi automatique, la veille de chaque relance, une notification vous dit ce qui partira le lendemain matin : il vous reste un jour pour marquer la facture payée, ou pour l'écarter.

Sous « Avant l'envoi », « Je valide chaque relance » est choisi d'office : rien ne part seul. Le matin où une relance est prête, la cloche vous le dit, avec « Relire et envoyer » ; sur la fiche de la facture, « Voir l'email » la montre telle qu'elle partira, et « Envoyer la relance » la fait partir. Une facture déjà réglée et pas encore marquée payée ne reçoit ainsi jamais de rappel. Pour que les relances partent seules, choisissez « Envoi automatique » : le bouton devient « Activer les relances automatiques ».

Récupérer une retenue de garantie Bâtiment

Une situation ou une facture finale qui déduit une retenue de garantie laisse cette somme chez votre client, même une fois « Payée ». L'onglet « Réception » de la fiche du chantier liste ces marchés avec ce que le client garde. Indiquez la date de « Réception des travaux » : Nexorio calcule la « Fin du délai » d'un an, la retenue passe « À réclamer » le lendemain, et le tableau de bord vous le rappelle dans « À faire ». Quand votre client vous la verse, cliquez sur « Marquer récupérée ». Ce suivi fait partie du plan Pro ; la retenue elle-même se calcule dans tous les plans.

Savoir ce qui va rentrer

Dans le menu « Indicateurs », le bloc « Encaissements attendus » range ce que vos clients vous doivent par semaine d'échéance, sur huit semaines : « Cette semaine », « Semaine prochaine », puis les suivantes. « Échéance dépassée » regroupe ce qui aurait déjà dû être payé. Cliquez sur une semaine pour voir ses factures, et sur une facture pour l'ouvrir. Une retenue de garantie dont le délai est daté y figure aussi. Ce bloc fait partie du plan Pro ; les autres plans voient les échéances des sept prochains jours.

Noter ses achats : la page Achats

Dans le menu, « Achats » (sous « Factures ») garde tout ce que vous dépensez : tickets de caisse, factures de vos fournisseurs, locations. « Nouvel achat » demande la date, le fournisseur, ce qui a été acheté, le « Montant TTC » et la « TVA » (le montant HT se calcule ; « Plusieurs taux : saisir la TVA » pour un ticket qui en mélange), puis, si vous le voulez, une « Catégorie » (« Fournitures », « Matériel et location », « Sous-traitance », « Intérim, main d'œuvre extérieure », « Déplacements et repas », « Divers »), une « Référence » et le chantier. Rattaché à un chantier, l'achat compte dans ses achats et sa rentabilité. Un achat qui sert plusieurs chantiers (une benne, un lot de fournitures) : choisissez « Répartir sur plusieurs chantiers » dans la liste des chantiers, puis la part de chacun en pourcentage (« Parts égales » partage à égalité) ; chaque chantier compte sa part.

La case « Déjà payé » est cochée d'office, avec la date du paiement. Décochez-la pour une facture à régler plus tard, et indiquez son « Échéance ». En haut de la page, quatre vignettes donnent « Tous », « Reste à payer », « Payés » et « En retard » (échéance passée), en TTC ; un clic sur l'une filtre la liste. « Marquer payé » note le paiement du jour. Avec le plan Pro, la photo du ticket ou la facture en PDF se range avec l'achat (« Justificatif »). Une facture reçue en facture électronique n'a pas à être saisie : elle arrive d'elle-même dans « Achats », catégorie « Facture électronique », avec son échéance ; un clic l'ouvre en PDF et « Marquer payé » note son règlement (une facture refusée n'y est pas, un avoir reçu compte en moins). « Exporter (CSV) » donne à votre comptable la liste affichée, filtres compris : une ligne par achat, avec le HT, la TVA, le TTC, le paiement et le chantier.

Connaître la marge réelle d'un chantier

Dans tous les plans, la fiche d'un chantier affiche « Facturé HT » (vos factures, avoirs déduits) et « Achats HT ». En franchise de TVA, elle affiche « Facturé » et « Achats TTC (TVA non récupérable) » : la TVA de vos achats ne vous est pas rendue, ils sont comptés TTC. Pour y faire entrer un achat réglé au comptoir (ticket de caisse, facture papier) : « + Ajouter un achat », la même fenêtre que dans la page Achats, le chantier déjà choisi ; « Supprimer » l'enlève. Avec le plan Business, le bloc s'appelle « Rentabilité du chantier » : il ajoute la « Marge », en euros et en pourcentage du facturé, et deux graphiques, « Où va le facturé » et « Facturé et dépenses, mois par mois », que les boutons « Par fournisseur » et « Par catégorie » rangent autrement. Les factures reçues par la plateforme y entrent aussi : dans « Factures reçues », choisissez le chantier dans la liste sous le nom du fournisseur ; « Retirer » enlève une facture du calcul. La main d'œuvre s'y ajoute dans la section « Main d'œuvre » : « + Ajouter des heures », avec la date, les heures et le coût chargé d'une heure (salaire brut et charges patronales), c'est-à-dire ce qu'elle vous coûte, pas le prix facturé à votre client.

Préparer le procès-verbal de réception Bâtiment

La fiche d'un chantier a un onglet « Réception » et son bouton « + Préparer un PV de réception ». Choisissez « À compléter sur place » pour l'imprimer avant la visite de fin de chantier : les cases et les lignes de réserves restent vides. Si la visite est faite, choisissez « Sans réserve » ou « Avec réserves » : tapez alors une réserve par ligne et, si vous l'avez convenue, la date limite pour les lever. « Télécharger le PV en PDF » ouvre le document, avec vos coordonnées, celles du client et les devis acceptés du chantier. Il se signe à la main, en deux exemplaires ; Nexorio n'en garde pas de copie. Sa date fait partir vos garanties et le délai de la retenue de garantie.

Ranger les photos et les documents d'un chantier

Sur la fiche d'un chantier, le bloc « Photos et documents » garde ce qui va avec lui : photos avant et après travaux, devis signé, procès-verbal de réception, tickets. Avec le plan Pro, « + Ajouter » ouvre vos fichiers, ou l'appareil photo sur un téléphone : photos et PDF, trente fichiers au plus par chantier. Une photo est allégée avant l'envoi, pour partir vite même avec peu de réseau. Un clic sur un fichier l'ouvre, « Supprimer » le retire. Si vous revenez au plan Starter, vos fichiers restent consultables.

Noter un rendez-vous de visite ou de dépannage

Une visite pour établir un devis n'est pas un chantier. Sur la page « Chantiers », le bouton « Rendez-vous » la note à part : l'objet, le jour, l'heure et la durée si vous voulez, le client, son téléphone et l'adresse. « Enregistrer le rendez-vous » la place dans le calendrier (une pastille avec l'heure), en haut du planning, et dans « À faire » du tableau de bord la veille et le jour même. Un clic dessus ouvre son résumé : appeler, l'itinéraire, « Créer le devis », « Modifier », « Supprimer le rendez-vous ». Créer et modifier un rendez-vous font partie du plan Pro.

Planifier son équipe Bâtiment

Avec le plan Business, le planning a un bouton « Par personne ». « Équipe » y enregistre vos ouvriers, sans compte pour eux : un nom, et le coût chargé d'une heure si vous suivez la rentabilité. Le planning donne une ligne par personne et, dessous, les chantiers où personne n'est placé : glissez-en un sur la ligne de quelqu'un pour l'y placer, ou cliquez sur le chantier et choisissez « Placer quelqu'un… » dans son résumé. Ses dates à elle se règlent sur la fiche du chantier, bloc « Équipe sur ce chantier » (« Dates »). Le planning signale qui est prévu sur deux chantiers en même temps. Glissez une barre sur la ligne d'une autre personne pour lui confier le chantier. « Semaine en PDF » sort la semaine de chacun, une page par personne, à imprimer ou à envoyer.

Les heures de chacun se notent à la semaine : page « Chantiers », « Planning », « Frise », menu « Équipe », « Heures de l'équipe ». « Toute l'équipe » montre les heures de chaque personne, jour par jour ; choisissez une personne pour avoir une ligne par chantier et une case par jour, où vous tapez ses heures (7,5 ou 7h30), enregistrées en quittant la case. Elles comptent dans la rentabilité de chaque chantier, au coût chargé de la personne. « Exporter (CSV) » sort la semaine ou le mois, une ligne par saisie, pour la paie ou votre comptable. Nexorio n'a pas de pointeuse : vos ouvriers ne pointent pas eux-mêmes.

Travailler à plusieurs sur le même compte

Avec le plan Business, jusqu'à 5 personnes travaillent sur le même compte, vous compris. Paramètres, rubrique « Utilisateurs » : « Inviter une personne », son prénom, son nom et son adresse email, puis « Envoyer l'invitation ». Elle reçoit un email, choisit son mot de passe et arrive dans votre compte. Vous restez le seul administrateur : un collaborateur fait les devis et suit les clients, les chantiers, le planning et les achats ; il voit les factures sans pouvoir en créer, ni voir les chiffres de l'entreprise. « Retirer » coupe son accès ; ce qu'il a créé reste dans le compte.

Le livre des recettes

Chaque paiement enregistré entre dans le « Livre des recettes », dans le menu « Indicateurs » : date, facture, client, mode de règlement et montant. Vous l'exportez en « PDF » ou en « CSV (tableur) » pour votre comptable ou pour votre déclaration.

La facture électronique

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir ses factures en facture électronique. L'émission devient obligatoire le 1er septembre 2027 pour les artisans, indépendants et auto-entrepreneurs. Dans Nexorio, le raccordement se fait une fois, dans « Paramètres », rubrique « Facturation électronique » ; vos factures reçues arrivent dans la page « Factures reçues » ; vos envois se suivent dans la page « Factures », bouton « Transmission électronique des factures ».

Après l'envoi, la pastille de la facture suit son parcours : « En cours », « Transmise », « Reçue par le client », puis « Acceptée » ou « Refusée ». « Erreur » signale un rejet : un clic sur la pastille en donne le motif. Une facture à un particulier porte la pastille « Particulier » : elle n'est pas transmise. Ce suivi se lit dans la vue « Transmission électronique des factures », où le bouton « Actualiser les statuts » met la liste à jour.

La manipulation est détaillée, écran par écran, dans le tutoriel émettre et recevoir ses factures électroniques avec Nexorio. Pour comprendre la réforme elle-même, voyez notre page sur la facturation électronique, et les plans sur la page des tarifs.

Les réglages à faire une fois

Tout ce qui se répète d'un document à l'autre se règle dans le menu « Paramètres », une fois pour toutes.

Donner votre style à vos documents

Dans « Paramètres », rubrique « Apparence », vous importez votre logo, puis vous réglez sa taille (« Petit », « Moyen », « Grand ») et sa place (« À gauche » ou « Centré »). Vous choisissez la couleur principale, puis le « Style du document » : « Classique » (bandes et encadrés teintés), « Bandeau plein » (colonnes et total sur fond de couleur), « Filet fin » (des traits fins, aucun fond) ou « Sobre » (noir et blanc). Cliquez sur « Enregistrer » : vos devis et vos prochaines factures prennent ce style. Une facture déjà émise garde l'apparence de son émission.

Trois pages préparent le terrain et font gagner du temps ensuite. « Clients » : le bouton « Ajouter un client », ou un import de votre liste. « Bibliothèque » : « Ajouter une prestation » ou « Importer CSV / Excel », pour retrouver vos prix à la saisie. « Chantiers » (« Projets » hors bâtiment) : « Nouveau chantier », avec trois vues, « Liste », « Planning » (à la semaine, au mois ou en frise) et « Carte » ; dans le planning, un clic sur un chantier ouvre son résumé (client, téléphone, dates, montant du devis, facturé). Pour aller plus loin, au bâtiment : la bibliothèque d'ouvrages du bâtiment et le suivi de chantier, puis le planning des chantiers.