Livre des recettes de l'artisan en micro-entreprise : quoi inscrire, comment le tenir

Qui doit tenir un livre des recettes

Tout micro-entrepreneur, qu'on l'appelle auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur, doit tenir un livre des recettes encaissées. L'activité d'un artisan relève des bénéfices industriels et commerciaux, comme celle d'un commerçant : ce sont les règles de ce régime qui s'appliquent, celles de l'article 50-0 du Code général des impôts et de la doctrine fiscale qui le commente. Le livre se tient au jour le jour, et se présente à l'administration quand elle le demande, avec les factures qui l'appuient.

Il ne remplace pas les factures : il les récapitule, et chaque ligne renvoie à la sienne. Les règles des numéros de facture sont celles de toutes les entreprises : voir la numérotation des factures d'un artisan. Pour choisir l'outil qui gère le reste de la micro-entreprise (franchise de TVA, mention « EI », devis signés), voir le logiciel de devis et factures des auto-entrepreneurs.

Ce que chaque ligne du livre des recettes doit porter

Pour chaque recette, les textes demandent quatre informations, plus la date qui la range dans le livre :

Trois règles de tenue complètent ces mentions :

• L'ordre chronologique, ligne après ligne, sans blanc ni rature : une écriture enregistrée ne se modifie plus.
• Un total à la fin de chaque trimestre, puis un total de l'année.
• Les petites recettes au comptant : pour les ventes au détail et les services rendus à des particuliers, les sommes de moins de 76 € chacune peuvent être inscrites en un seul total, en fin de journée.

Exemple : un trimestre de recettes, du facturé à l'encaissé

Un exemple : un plombier en micro-entreprise, en franchise de TVA, a émis cinq factures entre janvier et mars. Voici son livre du premier trimestre, rangé par date d'encaissement (clients et montants d'exemple) :

La facture FAC-2026-002, émise avant la FAC-2026-003, a été réglée après elle : dans le livre, elle vient donc après. La FAC-2026-005, émise le 25 mars et payée le 8 avril, n'y figure pas : elle entrera dans le livre du deuxième trimestre. Le chiffre d'affaires de janvier à mars est de 4 730 €, le total des sommes reçues, et non celui des cinq factures émises.

Livre des recettes et déclaration du chiffre d'affaires

La déclaration de chiffre d'affaires à l'Urssaf, mensuelle ou trimestrielle au choix du micro-entrepreneur, porte sur les sommes encaissées dans la période : une prestation réalisée mais pas encore payée attend son paiement pour y entrer. Le montant se déclare hors taxes, sans en retirer aucune charge. Le livre donne ce chiffre sans calcul : c'est le total de la période.

Deux conséquences pour un artisan. Un acompte versé à la commande est une recette du jour où il arrive, même si le chantier n'a pas commencé : il prend sa ligne comme une autre, et sa facture est expliquée dans l'article sur la facture d'acompte de l'artisan. Et si vous facturez la TVA, vérifiez si votre livre affiche des montants toutes taxes comprises : la TVA se retire avant de déclarer. Le même total sert à surveiller vos seuils : voir les seuils de la franchise en base de TVA, ou le simulateur de la franchise de TVA, et pour le régime lui-même, le plafond de la micro-entreprise dans le bâtiment.

Le registre des achats : seulement si vous vendez des marchandises

Le registre des achats s'ajoute au livre des recettes pour les micro-entreprises dont l'activité principale est la vente de marchandises, d'objets, de fournitures ou de denrées, ou la fourniture d'un logement. Les prestataires de services n'y sont pas tenus. Il récapitule les achats de l'année, dans l'ordre chronologique, avec leur mode de paiement et la référence de leurs pièces.

Pour un artisan du bâtiment, la question se pose s'il revend du matériel sans le poser : c'est la part de cette activité dans l'ensemble qui décide, à voir avec votre comptable ou votre chambre de métiers et de l'artisanat. Dans tous les cas, gardez les factures de vos achats : l'Urssaf rappelle que les pièces justificatives des achats comme des ventes se conservent.

Papier ou logiciel, et combien de temps le garder

La forme est libre : un livre acheté dans le commerce, un modèle officiel à remplir, ou un registre électronique tenu par un logiciel. Sur papier comme à l'écran, la règle reste la même : une écriture passée ne se réécrit pas.

Le livre des recettes, avec les factures et les pièces qui l'appuient, se conserve dix ans à compter de la clôture de l'exercice. L'Urssaf demande aussi de garder vos déclarations de chiffre d'affaires. Au-delà de 10 000 € de chiffre d'affaires par an, deux années civiles de suite, l'activité doit aussi avoir son propre compte bancaire, séparé de vos comptes personnels.

Quatre erreurs qui faussent un livre des recettes

• Ranger par date de facture : le livre suit l'argent reçu. Une facture de décembre payée en janvier appartient à l'année suivante.
• Oublier les espèces : un règlement de la main à la main est une recette comme une autre, avec sa ligne et sa pièce.
• Inscrire le montant facturé au lieu du montant reçu : si le client a payé moins, après un avoir par exemple, c'est la somme reçue qui compte.
• Laisser des lignes sans mode de règlement : la mention est obligatoire. Notez-la au moment du paiement, pas en fin d'année.

Votre livre des recettes dans Nexorio

Dans Nexorio, le livre des recettes se remplit avec vos factures, dans tous les plans. Il se trouve page « Indicateurs », bloc « Livre des recettes », pour l'année choisie en haut de la page.

• Une facture y entre quand vous la marquez payée : « Marquer payée », depuis la facture ou son menu « ⋮ » dans la liste, demande la « Date d'encaissement » et le « Mode de règlement » : « Virement », « Chèque », « Espèces », « Carte bancaire », « Prélèvement » ou « Autre ». Factures d'acompte, de situation et finales y prennent chacune leur ligne ; un avoir remboursé y figure en négatif.
• Chaque ligne porte la date, le numéro de la facture, le client, le mode de règlement et le montant, dans l'ordre des encaissements.
• Les lignes incomplètes sont signalées : une facture payée sans date d'encaissement reprend la date de la facture, suivie d'un astérisque, et un mode absent s'affiche « Non renseigné ». Le bouton « Compléter » les ajoute, et le tableau de bord le rappelle dans « À faire » (« encaissements à compléter »). C'est souvent le cas d'une facture créée avec l'option « Facture déjà payée (acquittée) », dont le mode de règlement reste à indiquer.
• Le livre se télécharge en « PDF », avec votre entreprise et votre SIRET en tête, un total par trimestre et le total de l'année, ou en « CSV (tableur) » pour votre comptable. Les mêmes fichiers, pour l'année en cours et la précédente, sont aussi dans Paramètres, rubrique « Outils avancés », sur la page de l'export comptable.

Pour une facture transmise à la Plateforme Agréée, « Marquer payée » se fait depuis la page « Facturation électronique », onglet « Émission ». Les moyens de paiement eux-mêmes, ceux que vous pouvez accepter ou refuser et la fraude au faux IBAN, sont traités dans l'article sur les moyens de paiement d'un artisan.

Ce que Nexorio ne fait pas

• Déclarer votre chiffre d'affaires : la déclaration se fait sur le site de l'Urssaf, avec le total de la période.
• Inscrire les encaissements sans facture Nexorio : une vente faite sans facture, ou facturée avec un autre outil, s'ajoute à part.
• Suivre un paiement en plusieurs fois : une facture est payée ou ne l'est pas, à une seule date. Pour un règlement étalé, facturez par étapes, acompte puis facture finale.
• Reprendre une retenue de garantie récupérée : elle n'entre pas dans le livre, ajoutez-la à vos encaissements.
• Figer le livre : il se recalcule à partir des factures marquées payées, et une facture dont on annule le paiement en sort. Téléchargez le PDF à chaque déclaration et gardez-le.
• Donner les montants hors taxes : le livre reprend les sommes telles que facturées, le net à payer de chaque facture, toutes taxes comprises si vous facturez la TVA.
• Tenir le registre des achats.

Sources

• Entreprendre Service Public : les obligations comptables du micro-entrepreneur
• BOFiP : obligations fiscales et comptables du régime des micro-entreprises (BOI-BIC-DECLA-30-30)
• Urssaf : l'essentiel du statut d'auto-entrepreneur
• Urssaf : déterminer son chiffre d'affaires
• Entreprendre Service Public : déclarer son chiffre d'affaires de micro-entrepreneur