Créer un bon de commande artisan : commander chez un fournisseur, suivre la livraison, rattacher la facture

Deux bons de commande, deux sens

La commande au fournisseur : ce qu'elle contient

• Votre entreprise : nom, adresse, SIREN, numéro de compte client chez le fournisseur.
• Un numéro de commande et sa date : il se retrouvera sur la confirmation, le bon de livraison et la facture.
• Les lignes : désignation, référence du fournisseur, quantité, unité (pièce, m², mètre linéaire, sac, palette).
• Les prix convenus et les remises négociées, ou la référence du devis du fournisseur.
• La livraison : date souhaitée, adresse du chantier, contraintes d'accès (camion, grue, étage), contact sur place.
• La référence du chantier : elle vous permettra de rattacher la facture au bon chantier.
• Les conditions de paiement si elles diffèrent de celles de votre compte.

Un modèle de bon de commande à recopier

Commander les bonnes quantités, au bon moment

Partez des quantités du devis, ajoutez les chutes et les pertes que vous avez comptées dans le déboursé sec de l'ouvrage, puis arrondissez à l'unité de vente du fournisseur : paquet, rouleau, longueur, palette. Pour une fourniture sur mesure, une menuiserie par exemple, le délai de fabrication fixe la date du chantier : commandez dès que le client s'est engagé. Avec un particulier qui a signé chez lui, une commande passée pendant son délai de rétractation de quatorze jours est à votre risque : s'il se rétracte, le contrat tombe, et la fourniture commandée vous reste.

La confirmation fait le contrat

Votre bon de commande est une offre ; c'est l'acceptation du fournisseur qui forme le contrat. Demandez-lui une confirmation écrite, un accusé de réception de commande, et comparez-la ligne par ligne avec votre bon : une référence remplacée, une quantité arrondie ou un délai repoussé se voient là, avant qu'il soit trop tard.

Le fournisseur a ses conditions générales de vente ; vous pouvez avoir vos conditions d'achat. Le Code civil tranche : des conditions générales n'ont effet que si l'autre partie en a eu connaissance et les a acceptées, et quand celles de l'un et de l'autre se contredisent, les clauses incompatibles sont sans effet (article 1119). Ce qui compte vraiment, ce sont donc les points écrits noir sur blanc dans la commande et dans la confirmation : prix, délai, lieu.

La livraison : vérifier avant de signer

• Comptez et regardez en présence du livreur : nombre de colis ou de palettes, casse, références.
• Écrivez vos réserves sur le bon de livraison, précises : « 2 plaques cassées sur 40 », plutôt que « sous réserve de déballage », qui ne protège pas grand-chose.
• Contre le transporteur, la réception éteint toute action pour avarie ou perte partielle si vous ne lui adressez pas, dans les trois jours qui suivent, jours fériés non compris, une protestation motivée, par lettre recommandée ou par acte d'un commissaire de justice (Code de commerce, article L133-3). Prévenez aussi le fournisseur.
• Gardez le bon de livraison avec la commande : la facture du fournisseur se contrôle contre lui, puis se range avec vos factures fournisseurs.

Quand c'est vous qui livrez votre client, sans poser ou avant de poser, le document change de sens : c'est votre propre bon de livraison, signé par le client. Il est expliqué dans le guide pour créer un bon de livraison.

Le bon de commande signé par un client

Quand un client signe un bon de commande de travaux, il s'engage comme s'il signait un devis : le document doit décrire précisément les travaux, le prix et le délai d'exécution. Avec un particulier, les mêmes règles s'appliquent qu'au devis : informations avant la signature, et, si la commande est signée chez lui, droit de rétractation et interdiction d'encaisser quoi que ce soit pendant sept jours. Voir les guides des mentions obligatoires d'un devis artisan et du droit de rétractation d'un devis signé à domicile. Dans la plupart des cas, un devis signé suffit, et évite un second document.

Le bon de commande d'une collectivité

Une mairie ou un bailleur social qui passe un marché à bons de commande vous adresse un bon de commande pour chaque intervention, avec un numéro. Reportez ce numéro sur votre facture : il permet à l'acheteur public de la rattacher à sa commande. La facturation d'une collectivité est détaillée dans le guide pour facturer une mairie sur Chorus Pro.

Après la commande : rattacher l'achat au chantier

Un achat rattaché à son chantier, c'est une marge que vous pouvez mesurer. Notez la référence du chantier sur la commande, puis rangez la facture du fournisseur avec ce chantier : vous saurez, à la fin, si les matériaux achetés correspondent à ceux du devis. La méthode est dans le guide de la rentabilité d'un chantier.

Créer un bon de commande dans Nexorio, pas à pas

Avec le plan Business, les bons de commande ont leur page : menu de gauche, « Facturation », puis « Bons de commande ». Chaque bon y est enregistré et suivi, de l'envoi à la facture du fournisseur.

• 1. « + Nouveau bon de commande », ou depuis la fiche d'un devis du bâtiment : « Fournitures », puis « Bon de commande », qui reprend les fournitures à commander du devis.
• 2. Remplissez le bon : le « Fournisseur » (cherché dans vos fiches fournisseurs, ou tapé), les lignes à commander, que vous cochez et corrigez (conditionnement, chutes), la « Livraison souhaitée le », le « Lieu de livraison », votre référence et une « Note pour le fournisseur ». Le matériel est décoché d'office : cochez-le si vous le louez chez ce fournisseur.
• 3. « Enregistrer et ouvrir le PDF » : le bon prend un numéro BC-année-numéro. Il ne porte jamais le nom de votre client ni vos prix de vente ; vos prix d'achat seulement si vous cochez « Imprimer mes prix d'achat sur le bon ».
• 4. Envoyez-le : « Envoyer au fournisseur » ouvre votre messagerie, quand la fiche du fournisseur a une adresse email ; joignez-y le PDF. Puis changez le statut du bon au fil de la commande : « Envoyé », « Livré en partie », « Livré ».
• 5. Rattachez la facture : quand elle arrive, « Créer l'achat » ou « Rattacher à un achat ». Le bon passe en « Facturé », et l'achat compte dans les dépenses du chantier.

Un bon livré ou facturé ne se modifie plus : pour une nouvelle commande, faites un nouveau bon. Si l'abonnement Business s'arrête, les bons déjà enregistrés restent : vous pouvez encore les lire, changer leur statut et les rattacher à un achat. La liste des fournitures à commander d'un devis, à copier ou à télécharger en PDF, est dans tous les plans. Et un bon de commande peut servir de point de départ à votre bon de livraison, quand vous revendez à votre client ce que vous avez commandé.

Ce que Nexorio ne fait pas

• Envoyer lui-même le bon au fournisseur : le bouton ouvre votre messagerie, et c'est vous qui l'envoyez.
• Recevoir la confirmation du fournisseur, ni suivre une commande ligne par ligne : le statut vaut pour tout le bon.
• Tenir un stock, ou les tarifs de vos fournisseurs.

Sources

• Légifrance : Code civil, article 1119 (conditions générales)
• Légifrance : Code de commerce, article L133-3 (réserves au transporteur)