Factures fournisseurs de l'artisan : suivre ses achats, déduire la TVA et payer à l'échéance

Pourquoi suivre ses achats, chantier par chantier

Suivre ses factures fournisseurs répond à trois questions, qui n'ont pas le même calendrier.

La première se lit en hors taxes : c'est ce que vous comparez au prix du devis pour mesurer la rentabilité d'un chantier. La deuxième se lit en TTC, puisque c'est ce qui sort du compte : elle nourrit votre plan de trésorerie. La troisième ne concerne que les entreprises qui facturent la TVA.

La facture d'achat qui permet de déduire la TVA

L'administration le dit sans détour : la TVA payée à un fournisseur ne se déduit que si elle est mentionnée sur une facture, qui identifie les deux parties et ce qui a été vendu. Une facture d'achat utilisable porte donc, au minimum :

• Votre entreprise comme acheteur : sa dénomination, ou votre nom d'entrepreneur individuel. Une facture qui ne nomme pas votre entreprise ne remplit pas cette condition.
• L'identité du fournisseur : nom, adresse, numéro SIREN, et son numéro de TVA intracommunautaire (il peut manquer sur une facture de 150 euros hors taxes ou moins).
• La date et un numéro unique de facture.
• Le détail : désignation, quantités, prix unitaire hors taxes, taux de TVA, total hors taxes et total TTC.
• Le montant de la TVA, distinct du prix.

Vérifiez ces points en recevant la facture, pas au moment de la déclaration. La liste complète, vue du côté de celui qui facture, est dans notre guide des mentions obligatoires d'une facture.

Ticket de caisse : réclamez la facture au comptoir

Le Code de commerce est clair : tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle fait l'objet d'une facture, que le vendeur délivre et que l'acheteur est tenu de réclamer (article L441-9). Au comptoir d'un négoce ou d'une grande surface de bricolage, demandez donc une facture au nom de votre entreprise, ou faites ouvrir un compte professionnel qui vous adresse vos factures.

Un ticket de caisse sans votre nom ni le détail de la TVA ne remplit pas les conditions vues plus haut. L'administration n'admet que quelques exceptions, où vous inscrivez vous-même votre identification complète dans l'espace prévu : les reçus de péage, les tickets d'automates comme ceux d'un parking, et les notes de restaurant de 150 euros hors taxes ou moins, les autres mentions restant dues. En dehors de ces cas, sans facture, la TVA de l'achat n'est pas déductible.

Quel mois déduire la TVA d'un achat

La TVA d'un achat se déduit quand elle devient exigible chez le fournisseur. En pratique, la règle n'est pas la même pour les biens et pour les services :

• Pour des biens (carrelage, câble, plaques de plâtre) : au titre du mois de l'achat, même si la facture se paie le mois suivant.
• Pour des services (une étude, un nettoyage de fin de chantier) : au titre du mois où vous payez, sauf si la facture porte la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits », qui vous permet de déduire dès réception de la facture.

Notez donc la date de paiement d'une facture de services. Une dépense que vous engagez au nom et pour le compte de votre client ne suit pas ces règles : c'est un débours, pas un achat.

Rattacher chaque achat à son chantier, ou le répartir

Notez le chantier d'un achat le jour de l'achat : trois semaines plus tard, personne ne sait plus où sont allés les sacs de colle. Le plus simple est d'écrire la référence du chantier sur la commande, puis de ranger la facture avec lui : c'est l'intérêt d'un bon de commande au fournisseur qui porte cette référence.

Un achat qui sert plusieurs chantiers (une benne, un lot de fournitures) se répartit en pourcentage, selon l'usage réel. Voici un exemple, avec des montants hypothétiques, pour un artisan qui facture la TVA et mène deux chantiers en octobre : une salle de bain (chantier A) et une cuisine (chantier B).

Le chantier A porte 1 450 + 72 + 180 (60 % de la benne), soit 1 702 euros hors taxes d'achats. Le chantier B porte 120 (40 % de la benne) + 900, soit 1 020 euros hors taxes. La TVA payée aux fournisseurs, 364,40 euros, se déduit sur votre déclaration ; celle des travaux sous-traités se déclare à part, comme expliqué plus bas. Il reste 1 740 euros à payer au négoce, à l'échéance de sa facture.

En fin de chantier, ces montants se comparent aux prix d'achat prévus sur le devis : c'est là que se voit une dérive. Pour regrouper devis, factures et achats d'un chantier, voyez notre page sur le suivi de chantier.

Échéances fournisseurs : payer à la bonne date

Vis-à-vis de vos fournisseurs, vous êtes le client professionnel. Sans accord, vous avez 30 jours à compter de la livraison ou de la prestation pour payer ; un délai plus long peut être convenu, dans la limite de 60 jours à compter de la date de la facture, ou de 45 jours fin de mois (Code de commerce, article L441-10). Au-delà, le fournisseur peut vous réclamer des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 euros par facture. Les règles sont détaillées dans notre article sur les délais de paiement de 30, 45 ou 60 jours.

Notez l'échéance de chaque facture non réglée et regardez chaque semaine celles qui arrivent : payer à l'échéance, ni avant ni après, ménage votre trésorerie.

Factures électroniques reçues et autoliquidation

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Une partie de vos factures fournisseurs arrive donc par une plateforme agréée, avec leurs montants et leur échéance déjà lisibles, et vous pouvez les approuver ou les refuser. Ce qu'impose la réception est expliqué dans notre guide pour recevoir et émettre une facture électronique. Les tickets et les factures papier restent à noter vous-même.

Si vous confiez une partie de vos travaux à un sous-traitant, sa facture arrive sans TVA et porte la mention « Autoliquidation » : c'est vous, entrepreneur principal, qui déclarez la TVA de ces travaux à sa place. Notez cet achat pour son montant hors taxes, sans TVA payée au fournisseur. Les règles de ce mécanisme sont dans notre article sur la sous-traitance dans le bâtiment.

Combien de temps garder ses factures d'achat

Deux durées se superposent, et la plus longue l'emporte :

• Six ans pour l'administration fiscale, à compter de la dernière opération inscrite sur les livres ou de la date du document (livre des procédures fiscales, article L102 B).
• Dix ans pour les pièces justificatives comptables, à compter de la clôture de l'exercice (Code de commerce, article L123-22).

Une facture reçue sous forme électronique se garde sous cette forme : un tirage papier ne la remplace pas. Gardez le fichier d'origine, pas seulement l'email qui l'apportait.

Dans Nexorio

• La page « Achats », dans tous les plans : « Nouvel achat » demande la date, le « Fournisseur », « Ce qui a été acheté », le « Montant TTC (€) » et la « TVA » ; le hors taxes se calcule. « Plusieurs taux : saisir la TVA » sert pour un ticket à plusieurs taux, « Sans TVA (0 %) » pour une facture en autoliquidation. La « Référence » garde le numéro de la facture du fournisseur.
• Le chantier : choisissez-le, ou « Répartir sur plusieurs chantiers » avec la part de chacun en pourcentage.
• Le paiement : décochez « Déjà payé » pour indiquer une « Échéance » ; les vignettes « Reste à payer » et « En retard » donnent les montants.
• Les factures électroniques reçues arrivent d'elles-mêmes dans la page, sous le filtre « Factures électroniques reçues » : inutile de les saisir.
• Le justificatif, avec le plan Pro : « + Photo du ticket ou facture (PDF) » range la pièce avec l'achat.
• Pour votre comptable : « Exporter (CSV) » sort la liste affichée, hors taxes, TVA et TTC compris ; l'envoi automatique au comptable peut aussi la joindre chaque mois à vos ventes.
• Sur la fiche d'un chantier, le bloc « Facturé et achats du chantier » compare ce qui a été facturé aux achats ; avec le plan Business, il devient « Rentabilité du chantier » et ajoute la main d'œuvre et la marge.

Le pas à pas est dans le guide des devis et factures dans Nexorio ; la place des achats dans le reste de la gestion de l'entreprise, sur la page du logiciel de gestion de l'artisan.

Ce que Nexorio ne fait pas

• Lire un ticket de caisse ou une facture en photo : les montants se saisissent à la main.
• Vérifier les mentions d'une facture que vous saisissez vous-même, ni dire si sa TVA est déductible.
• Payer vos fournisseurs ou rapprocher vos achats de vos relevés bancaires.
• Tenir votre comptabilité ni préparer votre déclaration de TVA : l'export sert à votre comptable.
• Garder vos pièces à votre place pour les durées légales : conservez vos factures d'achat dans leur format d'origine.

Sources

• impots.gouv.fr : comment déduire la TVA sur mes achats ?
• BOFiP : mentions sur les factures d'achat (BOI-TVA-DED-40-10-10)
• BOFiP : mesures de simplification des mentions (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20)
• Légifrance : Code de commerce, article L441-9
• Entreprendre Service Public : durée de conservation des documents