Envoyer une facture par mail est légal en France, et l'est depuis 2013. L'article 289 du code général des impôts pose trois conditions : l'accord du destinataire, et la garantie de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de la lisibilité de la facture, de son émission jusqu'à la fin de sa conservation. Cette liberté a toutefois une date de fin entre professionnels : le PDF envoyé par email cessera d'être une facture valable, au plus tard le 1er septembre 2027 pour les TPE et PME. Ce guide explique ce qui est exigé aujourd'hui, et ce qui change ensuite.
Ce que dit la loi aujourd'hui
Le code général des impôts ne distingue pas le papier de l'électronique quant à la valeur de la facture. Son article 289 pose deux règles qui se complètent.
La première tient en une phrase : le recours à la facture électronique est soumis à l'acceptation du destinataire. Aucune forme n'est imposée pour cet accord. Un client qui reçoit vos factures par email depuis deux ans, sans jamais protester et en les réglant, les a acceptées de fait. Écrire « nos factures sont transmises par voie électronique » dans vos conditions de vente lève définitivement le sujet.
La seconde règle est la plus exigeante : vous devez garantir en permanence trois choses.
| Garantie | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Authenticité de l'origine | L'identité de l'émetteur de la facture est certaine |
| Intégrité du contenu | Le contenu n'a pas été modifié depuis l'émission |
| Lisibilité | La facture reste lisible par un humain pendant toute sa conservation |
Les trois moyens admis
La loi laisse le choix du moyen, à condition qu'il tienne ces trois garanties :
- La signature électronique qualifiée apposée sur la facture. Solide, mais lourde et coûteuse pour un artisan.
- L'échange de données informatisé entre systèmes, selon un format normalisé. Réservé aux échanges avec de gros donneurs d'ordre.
- Des contrôles documentés et permanents établissant une piste d'audit fiable entre la facture et la livraison ou la prestation. C'est la voie de presque tous les indépendants.
La piste d'audit fiable, concrètement
Le terme fait peur, la réalité est plus simple : il s'agit de pouvoir relier chaque facture à la réalité de l'opération et de retrouver ce chemin plusieurs années après. Pour un artisan, cela signifie être capable de présenter, pour une facture donnée :
- Le devis signé ou le bon de commande qui l'a précédée.
- La preuve de l'exécution : rapport de chantier, bon de livraison, photos datées.
- La trace de l'envoi de la facture, avec sa date.
- Le paiement correspondant, rapproché du montant facturé.
Un tableur et un dossier de PDF peuvent suffire, tant que l'ensemble reste cohérent et que rien ne se perd. La faiblesse de cette organisation n'est pas juridique, elle est pratique : le jour du contrôle, il faut que le chemin existe encore, trois ou cinq ans plus tard.
Ce qui change au 1er septembre 2026, puis en 2027
La réforme de la facturation électronique met fin au PDF libre entre professionnels établis en France. Deux échéances distinctes vous concernent, et elles ne portent pas sur la même chose.
| Date | Qui | Ce qui devient obligatoire |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Toutes les entreprises, sans exception de taille | Savoir recevoir une facture électronique via une plateforme agréée |
| 1er septembre 2026 | Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire | Émettre leurs factures au format électronique |
| 1er septembre 2027 | TPE, PME et micro-entreprises | Émettre leurs factures au format électronique |
Concrètement, un artisan peut continuer d'envoyer ses factures en PDF par email à un client professionnel jusqu'au 31 août 2027. En revanche, dès le 1er septembre 2026, il doit être en mesure de recevoir les factures de ses fournisseurs par la voie électronique : c'est la première échéance qui le concerne, et elle vient bien avant l'autre.
Une nuance de terrain : les grands donneurs d'ordre, eux, basculent en septembre 2026. Beaucoup demanderont à leurs sous-traitants de s'aligner sans attendre 2027. Notre guide sur la sous-traitance dans le bâtiment détaille ce cas de figure.
Le cas des particuliers : l'email reste valable
La réforme ne porte que sur les factures entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Une facture adressée à un particulier reste une facture ordinaire, que vous pouvez continuer d'envoyer en PDF par email ou de remettre en main propre, après septembre 2027 comme avant.
Ces ventes aux particuliers entrent en revanche dans un autre dispositif, la transmission de données de transaction à l'administration, qui se fait sous forme agrégée et non facture par facture. La différence entre les deux mécanismes est expliquée dans notre guide e-invoicing et e-reporting.
Le cas des collectivités : déjà interdit
Si vous travaillez pour une commune, un département, un hôpital ou tout autre organisme public, le PDF par email n'est plus une option depuis le 1er janvier 2020. La facture doit passer par le portail Chorus Pro, et une facture envoyée par email y est simplement sans valeur : elle ne sera pas payée.
Le détail du parcours, du numéro d'engagement au code service, se trouve dans notre guide sur la facturation des collectivités.
Conserver ses factures : 6 ans, 10 ans, et au format d'origine
Deux durées se superposent, et c'est toujours la plus longue qui commande : 6 ans au titre du contrôle fiscal en application de l'article L102 B du livre des procédures fiscales, et 10 ans au titre du code de commerce pour les pièces comptables.
Prouver que le client a bien reçu la facture
C'est la faiblesse de l'email ordinaire, et elle ne se voit que le jour où un client affirme n'avoir rien reçu. L'accusé de réception d'un logiciel de messagerie ne vaut rien : le destinataire décide de l'envoyer ou non. Un email peut aussi être classé en indésirable sans que personne ne le sache.
Trois moyens renforcent votre position, du plus faible au plus solide :
- L'envoi depuis un logiciel de facturation, qui horodate l'expédition et conserve la trace du destinataire.
- Le lien de consultation en ligne, qui enregistre la date à laquelle le client a ouvert le document.
- La transmission par une plateforme agréée, à partir de septembre 2026, qui trace chaque étape et renvoie un statut opposable.
Cette preuve devient déterminante quand le paiement tarde : elle fait courir les pénalités de retard et sert de point de départ à une éventuelle mise en demeure.
Comment Nexorio envoie vos factures
Dans Nexorio, une facture s'envoie par email en un clic, avec le PDF joint et un lien de consultation qui indique la date d'ouverture par le client. Chaque document est en outre scellé par une empreinte numérique, qui permet de démontrer qu'il n'a pas été modifié depuis son émission : c'est exactement la garantie d'intégrité qu'exige l'article 289.
Pour les clients professionnels, Nexorio produit la facture au format électronique attendu par la réforme et la transmet via une plateforme agréée, sans que vous ayez à changer vos habitudes le jour venu.
Sources officielles
- Légifrance : article 289 du code général des impôts, factures et garanties exigées
- impots.gouv.fr : la facturation électronique entre entreprises
- Entreprendre Service Public : facturation, mentions obligatoires et conservation
Questions fréquentes
Envoyer une facture par mail est-il légal ?
Oui. L'article 289 du code général des impôts autorise la facture électronique sous trois conditions : l'accord du destinataire, et la garantie de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de la lisibilité de la facture, depuis son émission jusqu'à la fin de sa conservation.
Faut-il l'accord du client pour lui envoyer une facture par email ?
Oui, la loi soumet la facture électronique à l'acceptation du destinataire. Cet accord n'a pas de forme imposée : un client qui reçoit vos factures par email sans protester et qui les règle est réputé les avoir acceptées. Le mentionner dans vos conditions de vente lève toute ambiguïté.
Une facture PDF envoyée par email a-t-elle la même valeur qu'un papier ?
Oui, à condition que les trois garanties de l'article 289 VII du code général des impôts soient assurées. Pour un PDF simple, cela passe par une piste d'audit fiable : un ensemble de contrôles documentés qui relient la facture au devis, au bon de commande et au paiement.
Puis-je imprimer une facture reçue par email et jeter le fichier ?
Non. Une facture reçue sous forme électronique doit être conservée sous cette forme pendant toute la durée de conservation. L'impression ne remplace pas l'original : conservez le fichier tel que vous l'avez reçu, pendant 6 ans au titre fiscal et 10 ans au titre commercial.
À partir de quand ne pourra-t-on plus envoyer une facture PDF par mail ?
Pour une facture adressée à un client professionnel établi en France, à partir du 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises. Le PDF par email restera valable pour les clients particuliers. Pour les clients publics, il ne l'est déjà plus depuis 2020, Chorus Pro étant obligatoire.
Comment prouver que mon client a bien reçu la facture ?
L'accusé de réception d'un client de messagerie n'est pas fiable, puisqu'il dépend de son bon vouloir. Un logiciel de facturation qui horodate l'envoi et enregistre l'ouverture du lien de consultation constitue une preuve plus solide. À partir du 1er septembre 2026, la plateforme agréée trace chaque étape de la transmission.
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