Tableau de suivi de chantier : les colonnes qui pilotent les chantiers d'un artisan, sur Excel ou sans tableur

Tableau de suivi, planning, plan de charge : qui répond à quoi

Le tableau de suivi ne place aucune tâche dans le temps : il compte. Il se lit à côté du planning, pas à sa place.

Les colonnes à suivre, et la décision que chacune déclenche

Deux colonnes sont souvent faussées. Les travaux en plus : s'ils ne sont pas ajoutés au montant du devis, l'avancement et la marge sont faux dès la première modification ; leur accord écrit est expliqué dans l'article sur les travaux supplémentaires. Et le coût des heures : compter ses heures au prix facturé au client, et non à ce qu'elles coûtent, donne une marge qui n'existe pas. La méthode est dans l'article sur le coût horaire de la main d'œuvre.

HT ou TTC : une règle pour ne pas mélanger

Tout ce qui mesure le chantier se suit hors taxes : montant du devis, facturé, achats, heures, marge. La TVA n'appartient pas au chantier, elle se reverse. Tout ce qui mesure l'argent du client se suit TTC : encaissé, reste à encaisser, échéances, puisque c'est ce qui arrive sur le compte. Un tableau qui additionne les deux se trompe de 10 % sur une rénovation à 10 % de TVA, de 20 % au taux normal. En franchise de TVA, vous ne facturez pas de TVA et vous ne récupérez pas celle de vos achats : comptez vos achats TTC, c'est ce qu'ils vous coûtent.

Exemple : trois chantiers sur une page

Un artisan suit trois chantiers chez des particuliers, à 10 % de TVA, avec un coût chargé de 45 € l'heure. Tous les montants sont des hypothèses.

La toiture affiche une marge négative sans être en perte : les tuiles et les liteaux sont livrés et payés, alors que 30 % seulement des travaux sont facturés. Une marge à date se lit toujours avec l'avancement.

La salle de bain mérite plus d'attention. Son devis prévoyait 3 400 € d'achats et 110 heures :

Les achats et les heures vont plus vite que les travaux. Au même rythme, le chantier finira à 115 heures et 3 875 € d'achats, soit 225 € de main d'œuvre et 475 € d'achats de plus que prévu : 700 € pris sur la marge du devis. C'est à 80 % qu'on peut encore agir : vérifier ce qui reste à commander, et parler au client si des travaux en plus ont été faits sans écrit. Le calcul de la marge, avant, pendant et après le chantier, est détaillé dans l'article sur la rentabilité d'un chantier.

La cuisine, enfin, n'est pas finie tant que la réserve n'est pas levée et que la retenue de garantie n'est pas récupérée : sa ligne reste dans le tableau. La réception, avec ou sans réserves, fait courir les garanties de l'artisan (Code civil, article 1792-6) ; la suite est dans l'article sur la levée des réserves.

Le monter dans Excel : trois onglets et quelques formules

Un classeur suffit pour commencer, à condition de ne saisir chaque chiffre qu'une fois.

• Onglet « Chantiers » : une ligne par chantier, avec le montant du devis, l'avancement, les achats et les heures prévus, puis les colonnes calculées.
• Onglet « Achats » : une ligne par facture ou ticket, avec la date, le fournisseur, le montant HT et le nom du chantier, écrit exactement comme dans l'onglet « Chantiers ».
• Onglet « Heures » : une ligne par journée et par personne, avec le chantier et le nombre d'heures.

Les colonnes de l'onglet « Chantiers » vont chercher les deux autres :

• Achats du chantier : =SOMME.SI(Achats!D:D;A2;Achats!C:C), où la colonne D de l'onglet « Achats » porte le nom du chantier et la colonne C le montant HT.
• Heures : =SOMME.SI(Heures!C:C;A2;Heures!D:D), puis leur coût, en multipliant par le coût d'une heure écrit une fois dans une cellule à part.
• Reste à facturer : montant du devis moins facturé HT. Reste à encaisser : facturé TTC moins encaissé.
• Marge à date : facturé HT moins les achats et le coût des heures.

Une mise en forme conditionnelle colore la ligne quand la part des heures ou des achats consommée dépasse l'avancement : c'est l'alerte de l'exemple, sans relire les chiffres. Le nom du chantier doit être identique d'un onglet à l'autre ; une liste déroulante (menu Données, Validation des données) évite la faute de frappe qui fait disparaître un achat du total.

Où le tableur décroche

• Tout est recopié : chaque facture, chaque paiement, chaque achat est saisi une seconde fois, après le logiciel de devis et le relevé de banque. Une semaine oubliée, et le tableau se trompe.
• Une seule personne le tient : envoyé par email, le fichier se dédouble, et deux versions circulent.
• Sur le chantier, il se lit mal : un tableau large, lisible sur un ordinateur, ne l'est plus sur un téléphone.
• Les pièces sont ailleurs : les photos, les réserves et les factures restent dans le téléphone et les emails, sans lien avec la ligne du chantier.
• Il ne prévient pas : une échéance dépassée ou une facture jamais envoyée ne se voit que si l'on regarde.

Ces limites ne rendent pas le tableur inutile : pour deux ou trois chantiers à la fois, il suffit. Au-delà, le temps de la recopie devient le vrai coût du tableau.

Une mise à jour par semaine, toujours le même jour

Un tableau de suivi ne vaut que s'il est à jour. Choisissez un jour, le vendredi par exemple, et suivez le même ordre :

• Noter l'avancement de chaque chantier en cours, et les travaux en plus signés dans la semaine.
• Ranger les factures et les tickets d'achat de la semaine sur leur chantier.
• Reporter les heures de chacun.
• Pointer les paiements reçus, puis relancer ce qui est échu.
• Regarder les lignes colorées, et décider : une situation à facturer, un achat à vérifier, un client à appeler.

Dans Nexorio : le suivi sans tableur

Dans Nexorio, les colonnes du tableau se remplissent à partir de ce que vous saisissez déjà : un devis, une facture, un achat rangé sur un chantier.

• La page « Chantiers », vue « Liste » : une carte par chantier, avec sa photo ou un plan du quartier, ses dates, le montant du devis hors taxes et la part facturée, et une ligne de totaux en haut. La vue « Planning » montre les mêmes chantiers dans le temps, à la semaine, au mois ou en frise. Dans tous les plans.
• La fiche d'un chantier : ses devis et ses factures, avec « Nouveau devis » et « Rattacher un devis ou une facture », puis le bloc « Facturé et achats du chantier », qui donne « Facturé HT », vos factures avoirs déduits, et « Achats HT ». Dans tous les plans.
• Les achats : « Nouvel achat », sur la page « Achats », se range sur un chantier ou se répartit sur plusieurs en pourcentage ; les factures électroniques reçues s'y ajoutent une fois votre entreprise raccordée.
• La rentabilité, avec le plan Business : le bloc devient « Rentabilité du chantier », avec la « Main d'œuvre » (« + Ajouter des heures », au coût chargé d'une heure) et la « Marge » en pourcentage du facturé.
• Le journal du chantier, avec le plan Pro : une « Note » ou un « Problème », jour après jour, avec une photo si besoin. Un problème reste « À résoudre » jusqu'à « Marquer résolu », et l'en-tête du journal compte ceux qui restent ; c'est là que se notent les réserves. « Clôturer le chantier » le passe en « Terminé ».
• Photos et documents, avec le plan Pro : jusqu'à 30 fichiers rangés sur la fiche du chantier.
• La vue « Carte », dans tous les plans : les chantiers en cours un jour donné et vos rendez-vous, rangés pour faire le moins de route, avec l'« Itinéraire de la journée ».
• « Indicateurs du chantier » : la page Indicateurs filtrée sur ce chantier. Avec le plan Pro s'y ajoutent les encaissements attendus semaine par semaine, et le suivi des retenues de garantie se fait sur sa propre page.

Le détail de chaque écran est sur la page du logiciel de suivi de chantier.

Ce que Nexorio ne fait pas

• Suivre l'avancement poste par poste : une situation se saisit en pourcentage cumulé du devis entier.
• Comparer, ligne par ligne, les achats et les heures prévus au devis à ceux du chantier : la marge compare le facturé aux dépenses.
• Pointer les heures : elles se saisissent à la main, avec le plan Business.
• Suivre la levée de chaque réserve du procès-verbal : le PV est gardé dans l'onglet « Réception », mais ses réserves ne se cochent pas ; notez chacune en « Problème » dans le journal.
• Sortir une ligne de synthèse par chantier vers Excel : les exports portent sur les achats, les heures et la comptabilité.

Sources

• Légifrance : Code civil, article 1792-6, la réception des travaux
• Service Public : la garantie décennale des constructeurs
• Légifrance : loi n° 71-584 du 16 juillet 1971, retenue de garantie