Débours sur une facture d'artisan : quand une dépense se refacture sans TVA

Ce qu'est un débours, et ce qu'il n'est pas

Le Code général des impôts exclut de la base de la TVA « les sommes remboursées aux intermédiaires qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants » (article 267, II-2°). Dit simplement : vous avancez de l'argent à la place de votre client, pour une dépense qui est la sienne, et il vous le rend.

L'administration fiscale insiste sur un point : il faut trois personnes, le client qui donne le mandat, vous qui payez pour lui, et le tiers qui fournit le bien ou le service. Les dépenses engagées pour les besoins de votre propre entreprise, salaires de vos ouvriers, achats de biens ou de services pour faire vos travaux, n'en sont jamais.

Le mot ressemble au déboursé sec, qui n'a rien à voir : le déboursé sec est ce que vous coûte un ouvrage, matériaux, heures et matériel. Un débours, lui, ne vous coûte rien, puisque le client vous le rend à l'identique.

Au 1er janvier 2027, l'article 267 du Code général des impôts est abrogé et ses règles passent dans le code des impositions sur les biens et services, sans changer sur le fond. Une facture peut encore citer l'ancien article du CGI jusqu'au 30 juin 2028. Les autres changements de cette date sont dans l'article sur ce qui change au 1er janvier 2027.

Les conditions du débours, une à une

La doctrine de l'administration détaille les conditions (BOFiP, BOI-TVA-BASE-10-10-30, paragraphes 200 à 230). Elles sont cumulatives : qu'une seule manque, et la somme redevient une partie de votre prix, avec la TVA.

• Un mandat du client, donné avant la dépense. Vous devez agir en vertu d'un « mandat préalable et explicite et non pas présumé », ce qui exclut toute dépense faite de votre propre initiative. Un mandat tacite peut être admis s'il est assez vraisemblable pour ne pas être mis en doute : une demande écrite du client, même par email, reste la meilleure preuve.
• Une dépense faite au nom du client. Face au tiers, vous apparaissez comme le représentant de votre client. Le contrat avec le tiers le dit expressément ; sans contrat écrit, la facture du tiers est adressée directement au client, ou, si elle vous est adressée, elle doit montrer que vous agissez au nom d'autrui.
• Un compte rendu exact au client. Vous lui rendez compte de la dépense et de son montant : en pratique, une ligne à part sur votre facture, au centime près, avec la copie de la facture du tiers.
• Une justification possible à tout moment. Vous devez pouvoir prouver à l'administration la nature ou le montant exact du débours, par tous moyens : facture du fournisseur, copie de la facture remise au client.
• Un compte de passage dans votre comptabilité. La somme ne passe ni dans vos achats ni dans vos ventes : elle transite par un compte de tiers.

Débours ou frais refacturé : la différence qui change la TVA

En face du débours, le Code général des impôts fait entrer dans la base de la TVA les frais accessoires aux livraisons et aux prestations, « tels que commissions, intérêts, frais d'emballage, de transport et d'assurance demandés aux clients » (article 267, I-2°). L'administration y ajoute les frais qu'un prestataire engage pour sa prestation et refacture en plus de sa rémunération : elle cite le train, l'avion, la location de véhicule, l'hôtel et le restaurant.

Le test tient en une question : au nom de qui la dépense est-elle facturée ? Si la benne est louée à votre nom, si les matériaux sont achetés sur votre compte fournisseur, si l'échafaudage est loué par votre entreprise, ce sont vos achats. Vous les refacturez dans votre prix, avec la TVA, même sans marge et même sur une ligne à part.

À quel taux ? Pour les frais de déplacement liés à des travaux dans un logement, l'administration admet qu'ils suivent le taux réduit des travaux quand ils sont compris dans la prestation, même sur une ligne distincte de la facture ; facturés seuls, sans travaux, ils relèvent du taux normal. Le choix entre 5,5 %, 10 % et 20 % est détaillé dans le guide de la TVA sur les travaux.

Les lignes « peut être un débours » ne le sont pas d'office : une même dépense, un diagnostic ou une redevance par exemple, est un débours quand la facture ou l'avis du tiers est au nom du client, et un frais refacturé quand il est au vôtre.

Exemple : une facture avec un débours et un frais refacturé

Hypothèses : réfection d'une boutique pour un client professionnel, travaux au taux normal de 20 %. Vous avez loué une benne à votre nom pour 350 € HT. Avant le chantier, le client vous a demandé par email de régler pour lui la facture du diagnostiqueur, établie à son nom, d'un montant de 180 €.

Le total à payer est de 6 530 + 1 270 = 7 800,00 €. La base de la TVA à 20 % est de 6 350 € : la benne y entre, le débours non. Si le diagnostic avait été commandé à votre nom, ces 180 € seraient un frais refacturé, avec 36 € de TVA à collecter (180 × 20 %).

Comment écrire un débours sur la facture, et ce que risque une erreur

• Une ligne à part, jamais fondue dans le prix des travaux : « Débours » suivi de ce qui a été payé, à qui, et la référence de la facture du tiers.
• Le montant exact de la dépense, sans arrondi ni majoration.
• Un taux de 0 %, avec la raison écrite sous le total : somme exclue de la base de la TVA, article 267, II-2° du CGI. Le reste de la facture garde les mentions obligatoires d'une facture.
• La copie de la facture du tiers, remise au client avec la vôtre : c'est votre compte rendu, et votre justificatif en cas de contrôle.
• La preuve du mandat, rangée avec le dossier : l'email ou le message où le client vous demande de payer pour lui.

Vous pouvez annoncer le débours dès le devis, sur une ligne à part : le client sait ce qu'il vous remboursera, et son accord laisse une trace écrite de sa demande. Ce qu'un devis doit contenir par ailleurs est dans les mentions obligatoires d'un devis.

Ce que risque un débours mal qualifié

L'administration refuse que soient dissociées du prix les dépenses qui sont, pour un prestataire, de « simples charges d'exploitation, répercutées sur sa clientèle » (BOI-TVA-BASE-10-10-30, paragraphe 230). En cas de contrôle, une somme présentée comme un débours sans en remplir les conditions est réintégrée dans votre chiffre d'affaires imposable : vous devez la TVA dessus, alors que vous ne l'avez pas encaissée auprès du client.

Si l'erreur est sur une facture déjà émise, corrigez-la par une facture d'avoir, puis émettez une facture juste.

Dans Nexorio

• Le taux de la ligne : dans un devis ou une facture, choisissez « 0 % » dans la liste du taux de TVA de la ligne du débours. Les autres lignes gardent leur taux.
• Le motif : chez une entreprise qui facture la TVA, une ligne à 0 % fait apparaître sous les totaux le champ « Motif de la TVA à 0 % ». Choisissez « Débours (frais payés au nom du client) ». Tant qu'il est vide, Nexorio le réclame avant l'envoi du devis ou l'émission de la facture.
• Le texte imprimé : le PDF porte sous le total « TVA à 0 % : Débours : sommes payées au nom et pour le compte du client, exclues de la base de la TVA (article 267, II-2° du CGI). »
• La facture électronique : le motif part dans les données de la facture, avec son code d'exonération (VATEX-EU-79-C). Ce que la réforme change pour vous est dans le guide de la facture électronique : ce que l'artisan doit faire.
• En franchise en base de TVA : toutes vos lignes sont déjà sans TVA et aucun motif n'est demandé ; écrivez « Débours » dans la désignation de la ligne. Les règles du régime sont dans l'article sur la franchise en base de TVA.

Ce que Nexorio ne fait pas

• Vérifier que la dépense remplit les conditions du débours : le mandat, le nom sur la facture du tiers et la preuve restent à votre charge.
• Tenir votre comptabilité : le compte de passage se tient chez votre comptable ou dans votre logiciel comptable.
• Joindre la facture du tiers à l'email de votre facture : remettez-en la copie à part.
• Porter deux motifs différents de TVA à 0 % sur un même document : le motif choisi vaut pour toutes ses lignes à 0 %.

Sources

• Légifrance : Code général des impôts, article 267
• BOFiP, BOI-TVA-BASE-10-10-30 : les débours, paragraphes 200 à 230
• BOFiP, BOI-TVA-BASE-10-10-10 : frais inclus dans la base de la TVA
• BOFiP, BOI-TVA-LIQ-30-20-90-20 : frais de déplacement, paragraphe 30
• BOFiP, BOI-RES-TVA-000253 : la TVA dans le code des impositions sur les biens et services