Passer de Mediabat à Nexorio pour faire signer ses devis en ligne, c'est changer d'outil sans laisser un seul devis sans réponse : ceux déjà envoyés suivent leur cours, les nouveaux partent de Nexorio avec un lien de signature. Nexorio, un outil en ligne où les artisans du bâtiment font leurs devis et leurs factures, compte la signature des devis dans tous ses plans. Cette page suit le parcours de signature côté Nexorio, de l'envoi à la facture d'acompte ; le fonctionnement de Mediabat n'y est pas abordé.
Les devis qui attendent une signature le jour du changement
Nexorio ne reprend pas un devis envoyé depuis un autre logiciel : il ne peut ni en recueillir la signature, ni le rappeler à votre client. Avant de changer, listez les devis envoyés et pas encore acceptés, avec leur client, leur montant et leur date de validité.
- Le client s'apprête à signer : si votre logiciel actuel lui permet de signer en ligne, laissez-le faire là-bas, et gardez votre accès jusqu'à la dernière date de validité de la liste.
- Le devis doit changer (prix, travaux, dates) : refaites-le dans Nexorio, sous un nouveau numéro, et écrivez au client que cette version remplace la précédente, pour qu'il ne signe pas les deux.
- Le client a déjà donné son accord : gardez l'écrit qui le prouve ; la facturation de ce chantier se poursuit dans le logiciel qui a émis le devis, comme l'explique le guide pour changer de logiciel sans arrêter ses chantiers.
Envoyer un devis à signer depuis Nexorio
Un devis part pour signature par « Finaliser & envoyer », à la fin de l'éditeur, ou par le bouton « Envoyer » de sa fiche. Nexorio contrôle d'abord les mentions obligatoires, et refuse un devis dont la date « Valable jusqu'au » est passée, que votre client ne pourrait plus signer. Confirmez aussi l'adresse email de votre compte : sans cela, aucun email ne part vers vos clients, et la fenêtre d'envoi propose « Renvoyer le lien de confirmation ».
| Dans la fenêtre « Envoyer le devis » | Ce que vous en faites |
|---|---|
| Email du client (optionnel) | L'adresse qui recevra le devis et son lien, reprise de la fiche du client. |
| Message personnalisé (optionnel) | Quelques mots à votre client, joints à l'email. |
| Pièces jointes (optionnel) | Cinq fichiers au plus, PDF ou images, 7 Mo en tout : un plan, une photo, une fiche technique. |
« Envoyer par email » fait partir le devis. Pour un client sans adresse email, le bouton devient « Générer le lien » : il affiche le « Lien de signature sécurisé » et son bouton « Copier », à transmettre par SMS ou par la messagerie de votre choix. Dans les deux cas, le devis passe au statut « Envoyé ».
Du lien à la signature : ce que fait votre client
Sans compte ni application, votre client arrive sur la page « Signer ce devis », depuis son téléphone ou son ordinateur :
- il lit le résumé, puis le document complet par « Détail du devis (PDF) » ;
- il remplit « Nom complet du signataire », le tracé de la signature restant facultatif ;
- il coche la case par laquelle il déclare avoir lu tout le devis et l'accepter, sans quoi rien ne se valide ;
- il clique sur « Signer le devis », et la page affiche « Devis signé avec succès ».
Vous recevez deux notifications : « Devis ouvert par le client », la première fois qu'il ouvre le lien, puis « Devis signé », doublée d'un email. Pour un particulier qui signe chez lui ou à distance, cochez dans les options, avant l'envoi, « Droit de rétractation de 14 jours » : il verra ce droit sur la page de signature (voir la rétractation sur un devis d'artisan).
Un client qui tarde : rappel de signature et date de validité
Tant que le devis reste « Envoyé », et si vous avez coché la relance automatique à l'envoi, Nexorio renvoie chaque semaine à votre client un email de rappel, avec le lien et le devis en PDF, à condition que sa fiche porte une adresse email. Sur le tableau de bord, « À faire » vous signale en plus les devis restés sans réponse depuis plus de sept jours et ceux dont la validité se termine dans la semaine.
Le lendemain de sa date de validité, le devis passe en « Expiré » : les rappels cessent et la page de signature n'accepte plus de signature. Pour laisser plus de temps à votre client, ouvrez le devis par « Modifier », reportez la date « Valable jusqu'au » et enregistrez : il redevient « Envoyé », avec le même lien. Pour un mot plus personnel, voyez nos modèles d'email pour relancer un devis, et les règles qui encadrent la validité d'un devis d'artisan.
Après l'accord : la preuve, le devis accepté, la facture d'acompte
À la signature, Nexorio garde le nom saisi, le tracé s'il y en a un, la date et l'heure, l'adresse IP, le navigateur, le texte de la case cochée et une copie PDF du devis, figée avec son empreinte numérique. Le devis passe en « Accepté », sa fiche affiche « Signé électroniquement », et il ne peut plus être modifié ni supprimé. C'est une signature électronique simple : un écrit électronique vaut preuve comme un écrit papier dès lors que son auteur est identifié et son intégrité préservée (code civil, articles 1366 et 1367), mais seule une signature qualifiée est présumée fiable, d'où ces éléments conservés.
Sur la fiche du devis accepté, la carte « Créer une facture » prend le relais. Si le devis porte l'option « Acompte demandé », elle rappelle d'abord l'acompte prévu, et « Facture d'acompte » ouvre l'écran de la facture d'acompte, prérempli avec cet acompte. Un clic sur « Facture finale : Solde » avant l'acompte ouvre la fenêtre « Un acompte est prévu sur ce devis », avec deux choix : « Facturer sans acompte », ou « Créer la facture d'acompte ». Les situations et le solde sont décrits sur la page de la facturation de chantier dans Nexorio.
Un accord donné sans signer en ligne
Votre client a accepté sur papier, par email ou au téléphone ? Sur un devis encore en brouillon, « Mon client a déjà accepté » le passe en « Accepté » ; sur un devis envoyé, le lien « Il a accepté autrement ? Passer en « Accepté » » fait de même. Gardez l'écrit qui prouve cet accord : avec le plan Pro, un devis signé à la main se photographie ou se scanne, puis se range dans le bloc « Photos et documents » de son chantier.
Ce que la signature en ligne de Nexorio ne prévoit pas
- La signature d'un devis envoyé depuis un autre logiciel, ni son rappel automatique.
- Une signature avancée ou qualifiée, ou une confirmation par code reçu par SMS.
- Le rappel d'un devis dont la fiche client n'a pas d'adresse email : à vous de le relancer.
Pour le reste du changement (clients, prix, numérotation), suivez les étapes d'un changement de logiciel de facturation, ou l'installation de Nexorio, jour par jour. La valeur de la signature et la preuve conservée sont détaillées dans l'article sur la signature en ligne des devis dans Nexorio.
Sources officielles
- DGCCRF (economie.gouv.fr) : le devis, fiche pratique
- Légifrance : code civil, article 1366, l'écrit électronique comme preuve
- Légifrance : code civil, article 1367, la signature électronique
Questions fréquentes
Je passe de Mediabat à Nexorio : que faire des devis pas encore signés ?
Nexorio ne reprend pas un devis envoyé par un autre logiciel : il ne peut ni recueillir sa signature ni le rappeler au client. Laissez-le aboutir là où il est parti, tant que vous y avez accès, ou refaites-le dans Nexorio sous un nouveau numéro, en prévenant le client que cette version remplace l'ancienne.
Comment savoir si mon client a ouvert le devis envoyé ?
La première fois que votre client ouvre le lien du devis, Nexorio vous prévient par la notification « Devis ouvert par le client ». Quand il signe, la notification « Devis signé » arrive, doublée d'un email, et le devis passe en « Accepté ».
Comment enregistrer dans Nexorio un devis accepté sur papier ?
Sur la fiche d'un devis en brouillon, cliquez sur « Mon client a déjà accepté » ; sur un devis envoyé, sur le lien « Il a accepté autrement ? Passer en « Accepté » ». Le devis passe en « Accepté » et la carte « Créer une facture » apparaît. Gardez l'original signé : avec le plan Pro, sa photo ou son scan se range dans les « Photos et documents » du chantier.
Que se passe-t-il quand la date de validité d'un devis à signer est passée ?
Le lendemain, le devis passe en « Expiré » : les rappels automatiques s'arrêtent et la page de signature refuse la signature. Pour laisser plus de temps au client, ouvrez le devis par « Modifier », reportez la date « Valable jusqu'au » et enregistrez : il redevient « Envoyé », avec le même lien.
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