Passer de TrustUp Pro à Nexorio pour être payé de ses chantiers, c'est retrouver dans un nouvel outil le suivi de chaque facture, de l'envoi au règlement, sans perdre de vue les impayés déjà en cours. Nexorio est un logiciel en ligne destiné aux artisans du bâtiment : devis, factures et suivi de leur paiement. Ce guide décrit la façon dont Nexorio suit vos règlements ; l'offre de TrustUp Pro n'y est pas abordée.
Vos impayés en cours au moment de changer de logiciel
Nexorio ne reprend pas les factures émises ailleurs : il ignore donc qu'elles restent dues et ne peut pas les relancer. Ne les recréez pas non plus, car la même vente serait alors facturée deux fois, sous deux numéros. Avant de changer, sortez la liste de vos factures non réglées, en PDF ou en tableau si votre logiciel actuel le permet, et notez pour chacune :
- le numéro, le client et la somme qui reste due ;
- la date d'échéance ;
- les relances déjà faites, avec leur date : elles serviront si vous devez aller jusqu'à la mise en demeure.
Suivez ces factures jusqu'au paiement dans votre ancien outil tant que vous y avez accès, ou sur cette liste. Entre professionnels, ce qu'un client en retard doit en plus (les pénalités, et l'indemnité de 40 € prévue par l'article L441-10 du code de commerce) ne dépend pas du logiciel qui a émis la facture. Si le rappel amiable ne suffit pas, passez à la lettre de mise en demeure.
Noter un règlement : la fenêtre « Marquer payée »
Nexorio ne lit pas votre compte bancaire : une facture reste à encaisser tant que vous n'avez pas dit qu'elle est réglée. « Marquer payée », sur la fiche de la facture ou dans son menu « ⋮ » de la page Factures, ouvre une fenêtre qui demande deux informations :
- la « Date d'encaissement », qui ne peut pas être dans le futur ;
- le « Mode de règlement », choisi parmi « Chèque », « Virement », « Carte bancaire », « Espèces », « Prélèvement » ou « Autre ».
La facture passe en « Payée », son PDF porte le tampon « ACQUITTÉE », et la somme rejoint le livre des recettes. Une saisie faite par erreur se défait par « Annuler le paiement », dans le même menu « ⋮ ». Pour une facture déjà transmise à la Plateforme Agréée, « Marquer payée » signale aussi l'encaissement à la plateforme ; il ne se retire plus ensuite. Pour choisir les moyens de paiement que vous acceptez, voyez l'article sur les espèces, chèques et virements d'un artisan.
Les factures en retard, repérées chaque jour
Une facture dont l'échéance est dépassée bascule d'elle-même en « En retard », lors du passage quotidien de Nexorio. Vous la retrouvez alors à trois endroits :
- la page Factures, onglet « En retard » ;
- la liste « À faire » du tableau de bord, avec le nombre de jours de retard de chacune ;
- la carte « Vos clients vous doivent », qui totalise ce qui reste dû et en isole la part en retard.
Ce repérage suppose une échéance sur chaque facture : choisissez le délai dans la liste « Règlement » de l'éditeur (à réception, 30 jours, 45 jours fin de mois…). Les durées que la loi autorise sont détaillées sur notre page des délais de paiement d'une facture.
Relances de factures : ce que le plan Pro ajoute
Le premier envoi d'une facture ne dépend d'aucun plan, même s'il a lieu après l'échéance. La relancer, c'est-à-dire la renvoyer par email alors qu'elle a déjà été envoyée et qu'elle est en retard, fait partie du plan Pro : « Relance par email », proposé par le menu « ⋮ » d'une facture sur la page Factures, ouvre la fenêtre d'envoi avec votre « Message de relance », que vous rédigez une fois dans les Paramètres, rubrique « Factures ».
Les relances automatiques, coupées tant que vous ne les activez pas, se règlent dans la même rubrique, bloc « Relances automatiques », en trois listes : « Première relance » (entre 3 et 30 jours après l'échéance, en quatre choix), « Relances suivantes » (espacées de 7, 15 ou 30 jours) et « Nombre de relances » (une à trois). D'office, chaque relance attend votre accord (« Je valide chaque relance », sous « Avant l'envoi ») : le matin où elle est prête, une notification vous prévient, et elle ne part que lorsque vous cliquez, sur la fiche de la facture, sur « Envoyer la relance ». Pendant les premières semaines dans Nexorio, ce choix vous laisse vérifier que chaque règlement reçu a bien été noté ; « Envoi automatique » les laisse partir seules ensuite, si vous le souhaitez. Une facture en désaccord se met à l'écart par « Ne pas relancer cette facture ».
Encaissements attendus et livre des recettes, l'année du changement
Avec le plan Pro, le bloc « Encaissements attendus » de la page « Indicateurs » range ce que vos clients doivent encore par semaine d'échéance, sur huit semaines : « Échéance dépassée », « Cette semaine », « Semaine prochaine », les suivantes, puis « Plus tard » et « Sans échéance ». Avec un autre plan, le même bloc se limite aux sommes attendues dans les sept jours qui viennent. Les factures émises par votre ancien logiciel n'y entrent pas : ajoutez-les à vos prévisions à part.
Le bloc « Livre des recettes », sur la même page, liste les factures marquées payées par date d'encaissement, avec leur mode de règlement, et s'exporte au choix en « PDF » ou en « CSV (tableur) » ; « Compléter » rattrape une ligne sans date ou sans mode. L'année où vous changez, il ne contient que les règlements des factures Nexorio : un micro-entrepreneur, qui doit inscrire toutes ses recettes, y ajoute à part celles des factures émises avant la bascule et payées après. Le registre est expliqué dans le guide pour tenir le registre de ses encaissements.
Ce que Nexorio ne fait pas pour vos encaissements
- Proposer à votre client de payer en ligne : il règle par virement, chèque ou tout autre moyen convenu.
- Reconnaître un paiement sur votre compte bancaire : chaque règlement se note à la main.
- Noter un règlement partiel : une facture passe en « Payée » en une fois, à une date.
- Relancer par SMS ou par courrier, ou relancer une facture émise par un autre logiciel.
Si votre logiciel actuel fonctionne par abonnement, vérifiez son échéance et son préavis avant de le résilier : voir ce qu'il faut savoir avant de résilier un logiciel de facturation. Le calendrier des rappels et un modèle d'email figurent dans notre méthode pour relancer un client qui ne paie pas.
Sources officielles
- Entreprendre Service Public : les règles des délais de paiement entre entreprises
- Entreprendre Service Public : obtenir le paiement d'une facture à l'amiable
- Entreprendre Service Public : obligations comptables du micro-entrepreneur, livre des recettes
Questions fréquentes
Je passe de TrustUp Pro à Nexorio : que faire des factures impayées déjà émises ?
Ne les recréez pas dans Nexorio : la même vente serait facturée deux fois, sous deux numéros. Suivez-les jusqu'au paiement dans votre ancien outil tant que vous y avez accès, ou sur une liste qui reprend le numéro, le client, la somme due, l'échéance et les relances déjà faites.
Peut-on relire une relance automatique avant qu'elle parte chez le client ?
Oui, c'est le réglage proposé d'office avec le plan Pro : avec « Je valide chaque relance », une notification vous prévient le matin où une relance est prête, et elle ne part qu'après votre clic sur « Envoyer la relance », sur la fiche de la facture. « Voir l'email » montre le message avant l'envoi.
Où voir les sommes que mes clients doivent me payer ces prochaines semaines ?
Sur la page « Indicateurs », bloc « Encaissements attendus » : avec le plan Pro, les sommes y sont rangées par semaine d'échéance sur huit semaines, « Échéance dépassée » en tête. Avec un autre plan, le bloc se limite aux sept jours qui viennent. La carte « Vos clients vous doivent » du tableau de bord donne le total.
Comment corriger une facture marquée payée par erreur ?
Sur la page Factures, ouvrez le menu « ⋮ » de la facture et choisissez « Annuler le paiement » : elle revient à « Envoyée », sans date ni mode de règlement, et sort du livre des recettes. Marquez-la de nouveau payée le jour où le règlement arrive vraiment.
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