Créer une facture électronique conforme : le pas à pas

Étape 1 : Créer votre compte et configurer votre profil

Inscription en 2 minutes

Rendez-vous sur nexorio.fr/inscription et créez votre compte avec votre adresse e-mail professionnelle. Aucune carte bancaire n'est demandée : tout nouveau compte essaie les fonctions du plan Pro pendant 14 jours, avec la limite de devis et factures du plan Starter, qui reste gratuit ensuite.

Saisir votre SIREN : la magie de l'auto-complétion

C'est la fonctionnalité qui fait gagner le plus de temps. Dès que vous saisissez votre numéro SIREN (9 chiffres) ou SIRET (14 chiffres), Nexorio interroge le répertoire Sirene de l'INSEE et reprend :

• Votre raison sociale officielle
• Votre adresse enregistrée
• Votre forme juridique (EI, EURL, SARL, SAS…)
• Votre numéro de TVA intracommunautaire

Il vous reste à saisir votre prénom et votre nom, que le répertoire ne donne pas. Pour un entrepreneur individuel, ils s'impriment sur chaque document, suivis de la mention « EI », qui est obligatoire.

Ces informations sont enregistrées dans votre profil et apparaîtront sur toutes vos factures. Vous ne les saisissez qu'une seule fois.

Étape 2 : Créer votre première facture électronique

Renseigner les informations client

Depuis la page Factures, cliquez sur « Nouvelle facture », puis « Facture vierge ». Si la facture fait suite à un devis accepté, choisissez « À partir d'un devis accepté » : Nexorio propose la facture d'acompte, la situation ou la facture finale de ce devis (les mêmes boutons sont sur la fiche du devis).

Choisissez votre client en tapant son nom, ou créez-le sur place en indiquant s'il s'agit d'un particulier ou d'un professionnel :

• Nom et prénom, ou raison sociale
• Adresse, code postal et ville : obligatoires sur toute facture, même pour un particulier
• SIREN ou SIRET, obligatoire pour un professionnel : c'est à ce numéro que la facture électronique est adressée. Tapez-le, la raison sociale et l'adresse se remplissent seules
• Email, téléphone et numéro de TVA intracommunautaire : facultatifs. L'email sert à lui envoyer la facture

Le client créé est enregistré : vous le retrouverez pour la facture suivante. Si les travaux ont lieu ailleurs que chez lui, cochez l'option « Adresse des travaux ».

Ajouter les lignes de prestation

Dans le bâtiment, ajoutez vos lignes avec « + Fourniture », « + Main d'œuvre », « + Ouvrage » ou « + Matériel » ; dans une autre activité, avec « Ajouter une ligne ». Pour chaque ligne, renseignez :

• Le nom de l'article : en le tapant, Nexorio propose vos prestations déjà enregistrées
• Sa désignation, juste en dessous (soyez précis : « Remplacement chaudière marque X modèle Y » plutôt que « Travaux »)
• La quantité et l'unité, choisie dans une liste (heure, forfait, m², unité…)
• Le prix unitaire HT
• Le taux de TVA de la ligne (20 %, 10 %, 5,5 %…)

Nexorio calcule les montants HT, TVA et TTC. Chaque ligne porte son propre taux : sur un chantier à taux mixtes, vous n'avez rien à ventiler à la main.

Renseigner les informations de paiement

Sous les dates, la liste « Règlement » fixe l'échéance : à réception, 15, 30 ou 60 jours, 45 jours fin de mois, ou une date de votre choix. Entre professionnels, la loi plafonne le délai à 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois. Le reste se règle dans les options, à droite du document :

• Coordonnées bancaires : la case est cochée d'office dès qu'un IBAN est enregistré dans Paramètres, et il s'imprime sur la facture
• Facture déjà payée : à cocher si le client a réglé avant l'émission (la facture est alors une facture acquittée)
• Pénalités de retard : rien à saisir. Nexorio écrit la mention lui-même, avec l'indemnité forfaitaire de 40 € quand le client est un professionnel

Étape 3 : Générer votre facture électronique

Relisez la facture avec « Aperçu », puis cliquez sur « Créer la facture et envoyer ». Nexorio contrôle d'abord ce qui est obligatoire :

• Les mentions de votre entreprise : forme juridique, SIREN, numéro de TVA si vous n'êtes pas en franchise, assurance décennale dans le bâtiment
• L'adresse du client, et son SIREN s'il est professionnel
• L'échéance, et le motif d'une TVA à 0 % s'il y en a une, par exemple un débours refacturé sans TVA
• La cohérence de chaque ligne : quantité multipliée par le prix

S'il manque quelque chose, une fenêtre le signale (« Des champs obligatoires ne sont pas renseignés ») et chaque champ à compléter passe en rouge. Une fois tout rempli, la fenêtre « Envoyer la facture » s'ouvre : le bouton « Envoyer par email » l'adresse à votre client, PDF joint. C'est à ce moment que la facture reçoit son numéro définitif, à la suite de la précédente.

Étape 4 : Transmettre via la Plateforme Agréée

Nexorio est une Solution Connectée, raccordée à une Plateforme Agréée par l'État. Le raccordement de votre entreprise se fait une seule fois : dans Paramètres, onglet « Facturation électronique », le bouton « Se connecter » vous mène sur le site de la plateforme, qui vérifie votre entreprise. La réception, la transmission et les statuts sont montrés sur la page du logiciel de facturation électronique pour artisan.

Ensuite, pour chaque facture adressée à un professionnel, ouvrez la page « Factures », puis le bouton « Transmission électronique des factures » : cliquez sur « À transmettre » d'une facture, ou sur « Transmettre les … documents » pour les déposer toutes d'un coup, avoirs compris. Depuis la liste habituelle, le menu « ⋮ » propose aussi « Transmettre électroniquement ».

Ce qui se passe en coulisses

• Nexorio dépose votre facture sur la plateforme partenaire, qui contrôle le fichier
• La plateforme l'achemine vers celle de votre client
• Elle transmet les données de la facture à l'administration fiscale
• Votre client la reçoit dans son propre logiciel, où il peut l'accepter ou la refuser

Les statuts de la facture électronique

Dans cette vue, chaque facture adressée à un professionnel affiche son statut de transmission (le « i » à côté du titre les rappelle) :

• À transmettre : la facture est émise, pas encore déposée à la plateforme
• En cours : déposée, en cours de traitement par la plateforme
• Transmise : acceptée par la plateforme et mise à la disposition de votre client
• Acceptée ou Refusée : la réponse de votre client, quand il la donne
• Erreur : la plateforme a rejeté la facture ; le motif s'affiche au clic
• Encaissée : vous marquez la facture payée à réception du règlement

Nexorio relit les statuts quelques secondes après chaque envoi, puis chaque jour ; dans la vue « Transmission électronique des factures », le bouton « Actualiser les statuts » le fait tout de suite.

Étape 5 : Suivi et téléchargement

Vos factures restent consultables dans Nexorio, et vous pouvez télécharger n'importe laquelle en PDF à tout moment. La conservation légale (10 ans au titre du Code de commerce) reste de votre responsabilité : gardez une copie de vos factures en dehors du logiciel.

Pour votre expert-comptable, vous pouvez exporter les factures d'une période en un clic : fichier CSV pour un logiciel comptable, journal des ventes au format FEC, ou export pour Pennylane et Tiime.

Cas particuliers

Avoir et note de crédit

Une facture émise ne se corrige pas : elle s'annule ou se rectifie par un avoir, créé depuis la facture elle-même et toujours rattaché à elle. Pour l'annuler en entier, son menu propose « Annuler la facture (avoir) » : l'avoir reprend ses montants, taux par taux, et la facture porte ensuite le tampon « ANNULÉE ».

Facture d'acompte

Depuis un devis accepté, « Facture d'acompte » crée l'acompte, en pourcentage ou en montant de l'acompte. Quand vous créez ensuite la « Facture finale : Solde », Nexorio y reprend les lignes du devis et déduit chaque acompte déjà facturé. Toute la chaîne est décrite sur la page facturer un chantier, de l'acompte au solde.

Vérifier la conformité de votre facture électronique

Deux contrôles se suivent, et vous n'avez aucun outil à lancer vous-même :

• Avant l'envoi, par Nexorio : les mentions obligatoires et la cohérence des montants, comme à l'étape 3. Une facture incomplète ne peut pas être émise.
• Après le dépôt, par la Plateforme Agréée : elle vérifie que le fichier respecte la norme européenne EN 16931 et les règles françaises. Si elle le refuse, la facture passe au statut « Erreur » et le motif s'affiche au clic.

Que faire après l'émission ? Le suivi et la conservation

Émettre la facture n'est que la première étape. Voici ce qui se passe ensuite et comment Nexorio vous accompagne :

Le suivi des statuts

Une fois la facture déposée, son statut évolue dans la vue « Transmission électronique des factures », au fil des réponses de la plateforme et de votre client ; « Actualiser les statuts » les relit sans attendre. Si la plateforme rejette une facture, une notification et un email vous préviennent. Quand le client règle, « Marquer payée » enregistre le paiement et le signale à la plateforme.

La conservation de vos factures

Le Code de commerce (article L123-22) impose la conservation des pièces comptables pendant 10 ans. Vos factures restent accessibles depuis votre espace Nexorio, mais cette conservation vous incombe : téléchargez-les régulièrement et gardez-en une copie de votre côté.

À la fin de l'exercice comptable, exportez vos factures de l'année en un clic : fichier CSV pour le logiciel de votre comptable, journal des ventes au format FEC, ou export pour Pennylane et Tiime. Votre expert-comptable récupère les données sans ressaisie.

L'import de vos clients existants

Vos clients s'importent en une fois depuis un fichier Excel ou CSV, celui que votre ancien logiciel vous donne à l'export : seule la colonne « Nom » est obligatoire, et un client déjà présent n'est pas créé deux fois. Pour un nouveau client professionnel, tapez son SIREN : sa raison sociale et son adresse se remplissent seules. Vos prestations habituelles, elles, s'importent en une fois depuis un fichier CSV ou Excel dans la bibliothèque. Chaque client créé est ensuite proposé en auto-complétion.

Les six erreurs qui rendent une facture non conforme

Une facture peut être parfaitement lisible et malgré tout refusée par la plateforme ou par le logiciel de votre client. Voici ce qui bloque le plus souvent, et comment l'éviter dès la saisie.

• Un PDF sans données structurées. C'est l'erreur de fond : une facture scannée ou exportée depuis un traitement de texte reste une image pour la machine. Voirtransformer une facture PDF en facture électronique.
• Un identifiant de client manquant. La facture s'adresse à un SIREN, pas à une adresse email. Sans lui, la plateforme ne sait pas à qui remettre le document. Voirl'adresse électronique de facturation.
• Une numérotation incohérente. Un doublon ou une série qui repart à zéro en cours d'année suffit à fragiliser l'ensemble : voir la numérotation des factures.
• Des totaux qui ne tombent pas juste. Les contrôles automatiques vérifient que le total hors taxes, la ventilation de TVA et le total toutes taxes sont cohérents au centime près. Une remise saisie à la main en fin de document est la cause la plus fréquente.
• Une mention obligatoire absente. Franchise de TVA, autoliquidation, taux réduit, pénalités de retard : la liste dépend de votre situation, elle est détaillée dansles mentions obligatoires d'une facture.
• Une date d'échéance manquante. Entre professionnels, elle est attendue par la plateforme comme par votre client : voir les délais de paiement.

Ces contrôles sont faits avant l'envoi dans Nexorio : une facture incomplète ne part pas, et le champ à corriger vous est indiqué. Pour savoir quand l'obligation vous concerne exactement, lecalendrier de la facturation électronique donne vos dates selon la taille de votre entreprise.