Créer une facture PDF professionnelle est une chose. Créer une facture électronique conforme à la réforme 2026 en est une autre — sauf si vous utilisez le bon outil. Ce guide vous explique, étape par étape, comment faire les deux en une seule action avec Nexorio : mentions obligatoires, numérotation, TVA, Factur-X et archivage probant inclus.
Facture PDF vs facture électronique : quelle différence en 2026 ?
Jusqu'en 2025, une facture PDF et une facture électronique étaient souvent confondues. Un PDF envoyé par email était parfois appelé "facture électronique". Ce n'est plus le cas.
La réforme française impose un format structuré — le Factur-X — qui combine un PDF/A-3 lisible par votre client et un fichier XML embarqué lisible par les systèmes comptables et la DGFiP. Un PDF Word ou Excel, quel que soit le logiciel qui le génère, n'est pas une facture électronique au sens de la réforme.
| Type de facture | Format | Valide avant 2026 | Valide après 2027 |
|---|---|---|---|
| Facture Word / Excel | DOCX / XLSX | ✅ Oui | ❌ Non |
| Facture PDF classique | PDF image | ✅ Oui | ❌ Non |
| Facture PDF structurée | PDF/A-3 + XML | ✅ Oui | ✅ Oui (Factur-X) |
| Nexorio — plan gratuit | PDF professionnel | ✅ Oui | ✅ Oui (mise à niveau Pro) |
| Nexorio — plan Pro | PDF/A-3 + XML EN 16931 | ✅ Oui | ✅ Oui — conforme DGFiP |
La bonne nouvelle : avec Nexorio, le passage du PDF au Factur-X est transparent. Vous créez votre facture une seule fois ; le logiciel génère les deux formats simultanément.
Les mentions obligatoires sur une facture artisan
L'article 289 du Code général des impôts liste les mentions qui doivent figurer sur toute facture professionnelle. En voici les 14 points essentiels :
| Mention | Obligatoire ? | Détail |
|---|---|---|
| Dénomination sociale + SIREN | ✅ Oui | Raison sociale exacte et numéro SIREN à 9 chiffres |
| Adresse professionnelle | ✅ Oui | Adresse de votre siège ou établissement |
| Numéro de TVA intracommunautaire | ✅ Oui (si TVA) | Format FR + 11 chiffres — auto-calculé depuis le SIREN |
| Numéro de facture | ✅ Oui | Unique, séquentiel, sans rupture de série |
| Date d'émission | ✅ Oui | Date à laquelle la facture est émise |
| Coordonnées du client | ✅ Oui | Nom / raison sociale, adresse, SIREN si professionnel |
| Désignation des prestations | ✅ Oui | Description, quantité, unité, prix unitaire HT |
| Taux de TVA applicable | ✅ Oui | 5,5%, 10% ou 20% selon la nature des travaux |
| Total HT et montant de TVA | ✅ Oui | Ventilés par taux si plusieurs taux coexistent |
| Total TTC | ✅ Oui | Montant final à payer par le client |
| Date d'échéance | ✅ Oui | Date limite de paiement (30 jours par défaut inter-entreprises) |
| Pénalités de retard | ✅ Oui (B2B) | Taux légal (min. 3× taux d'intérêt légal) + indemnité 40 € |
| Numéro d'assurance décennale | ⚡ Artisans bâtiment | Obligatoire pour les travaux soumis à garantie décennale |
| Mention auto-liquidation TVA | ⚡ Sous-traitance BTP | "Auto-liquidation — Art. 283-2 nonies CGI" si applicable |
La numérotation des factures : la règle à ne jamais briser
C'est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse lors d'un contrôle fiscal. La numérotation doit être :
- Unique — deux factures ne peuvent jamais porter le même numéro
- Séquentielle — les numéros se suivent sans saut (FAC-001, FAC-002, pas FAC-001, FAC-005)
- Sans rupture — annuler une facture ne signifie pas supprimer son numéro. On émet un avoir avec un numéro distinct
Le format est libre : FAC-2026-001, 2026/01, F001, etc. Nexorio gère la numérotation automatiquement selon votre préfixe personnalisé et vous protège contre les doublons. En cas de suppression accidentelle, la séquence est conservée et une alerte s'affiche.
Quel taux de TVA appliquer sur vos factures ?
Le taux de TVA est une des mentions les plus génératrices d'erreurs. Pour les artisans du bâtiment :
- 5,5% — travaux d'économies d'énergie dans un logement achevé depuis plus de 2 ans (isolation, pompe à chaleur, chaudière à condensation, menuiseries énergétiques)
- 10% — travaux d'amélioration, de transformation, d'aménagement ou d'entretien dans un logement achevé depuis plus de 2 ans
- 20% — construction neuve, logement de moins de 2 ans, locaux professionnels, mobilier non rattaché aux travaux
Pour les prestataires de services (freelances, consultants, agences) : 20% dans la quasi-totalité des cas, sauf exception sectorielle. Nexorio configure ces taux par défaut selon votre profil secteur, et vous permet de mixer plusieurs taux sur une même facture si nécessaire.
Créer une facture PDF avec Nexorio : étape par étape
Voici comment émettre votre première facture PDF conforme en moins de 5 minutes :
- Étape 1 — Créez votre compte gratuit sur nexorio.fr (30 secondes, sans carte bancaire)
- Étape 2 — Entrez votre SIREN : Nexorio pré-remplit raison sociale, adresse, TVA intracommunautaire et assurance décennale via l'API INSEE
- Étape 3 — Créez votre client (ou recherchez-le par SIREN pour les professionnels)
- Étape 4 — Ajoutez vos lignes de prestation : désignation, quantité, unité, prix unitaire HT et taux de TVA
- Étape 5 — Renseignez la date d'échéance et les conditions de paiement (acompte éventuel, IBAN pour le virement)
- Étape 6 — Générez et envoyez : un PDF professionnel est créé et envoyé à votre client par email
Sur le plan Pro, les étapes 1 à 6 sont identiques — Nexorio génère en plus le fichier XML Factur-X embarqué dans le PDF et transmet la facture à la Plateforme Agréée DGFiP en arrière-plan. Pour vous, rien ne change dans le workflow.
Passer du PDF au Factur-X : ce que ça change concrètement
La facture Factur-X générée par Nexorio est un fichier unique (PDF/A-3) qui contient à la fois :
- Le PDF lisible — identique visuellement à votre facture PDF habituelle, que votre client peut ouvrir, imprimer et archiver
- Le XML structuré (CII — Cross Industry Invoice, profil BASIC EN 16931) — lu automatiquement par les logiciels comptables de votre client et par la DGFiP
Du côté de votre client, rien ne change : il reçoit un PDF par email, l'ouvre et le paie. Du côté de la DGFiP, la facture est structurée, tracée et transmise via la Plateforme Agréée. Vous êtes conforme sans effort supplémentaire.
Le profil BASIC EN 16931 : pourquoi c'est important
EN 16931 est la norme européenne qui définit le modèle sémantique d'une facture électronique. Le profil BASIC (vs MINIMUM) inclut toutes les données requises par la DGFiP : mentions légales, détail des lignes, ventilation TVA, références de commande. Nexorio génère ce profil de façon native — vous n'avez rien à configurer.
L'archivage probant : votre bouclier en cas de contrôle fiscal
La conservation des factures pendant 10 ans est une obligation légale. Mais "conserver" ne suffit pas : la facture doit être conservée dans des conditions qui garantissent son intégrité — c'est-à-dire qu'elle n'a pas été modifiée après émission.
Nexorio implémente l'archivage probant automatiquement :
- Au moment de l'émission, un hash SHA-256 est calculé sur le fichier PDF/A-3
- Ce hash est stocké en base de données avec un horodatage serveur
- En cas de contrôle fiscal, vous pouvez prouver que le fichier n'a pas été altéré en recalculant le hash à la demande
- Les fichiers sont stockés sur des serveurs certifiés hébergés en France
Envoyer et suivre vos factures depuis Nexorio
Une facture envoyée par email depuis Nexorio ne se contente pas d'être jointe en PDF. Le système enregistre :
- L'heure d'envoi
- La notification de lecture (ouverture de l'email)
- Le statut de paiement (en attente, payée, en retard)
- Les relances automatiques si l'échéance est dépassée (plan Pro)
Si votre client ne paie pas, Nexorio déclenche automatiquement des relances email à J+7, J+15 et J+30 après l'échéance — avec un ton configurable (cordial, ferme, formel). Un artisan qui relance systématiquement est payé 11 jours plus vite en moyenne.
Facture d'acompte, avoir, facture finale : les cas particuliers
La facture d'acompte
Vous demandez 30% à la signature du devis ? Nexorio génère une facture d'acompte directement liée au devis, avec son propre numéro de facture et le montant exact en HT + TVA. La facture finale déduit automatiquement l'acompte versé.
L'avoir (note de crédit)
Une erreur sur une facture émise ? Vous ne pouvez pas la supprimer — la loi l'interdit. Vous devez émettre un avoir (note de crédit) qui annule tout ou partie de la facture originale. Nexorio génère l'avoir en un clic depuis la facture concernée, avec numérotation automatique distincte (AV-2026-001) et lien vers la facture d'origine.
Les situations de travaux BTP
Pour les chantiers longs, Nexorio gère les situations d'avancement : chaque situation est une facture partielle liée au chantier, avec déduction des acomptes déjà versés, retenue de garantie automatique (5% conformément à la loi du 16 juillet 1971) et calcul du solde restant dû. La facture finale solde automatiquement l'ensemble.
Les erreurs à éviter absolument sur vos factures
- Supprimer une facture — interdit. Émettez un avoir.
- Réécrire le numéro de facture — une facture annulée garde son numéro dans la séquence.
- Oublier les pénalités de retard — leur mention est obligatoire sur toute facture B2B, même si vous ne les appliquez jamais.
- Appliquer un taux de TVA incorrect — contrôlez toujours si votre chantier qualifie pour le taux réduit 5,5% ou 10%.
- Envoyer une facture sans IBAN — si votre client paie par virement, l'IBAN doit figurer sur la facture (ou sur un document joint). Nexorio l'ajoute automatiquement depuis vos paramètres.
- Archiver en local sans vérification d'intégrité — un fichier PDF copié sur un disque dur peut être modifié. L'archivage probant SHA-256 de Nexorio garantit l'intégrité légale.
Questions fréquentes
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture artisan ?
Une facture artisan doit obligatoirement comporter : la dénomination sociale et le SIREN, l'adresse professionnelle, le numéro de facture unique et séquentiel, la date d'émission, les coordonnées du client (SIREN si professionnel), le détail des prestations (désignation, quantité, prix unitaire HT), le taux de TVA applicable, le total HT, le montant de TVA, le total TTC, la date d'échéance et les conditions de paiement, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 €, ainsi que votre numéro d'assurance décennale pour les artisans du bâtiment. Nexorio intègre toutes ces mentions automatiquement.
Une facture PDF est-elle suffisante ou faut-il obligatoirement le format Factur-X ?
Jusqu'au 1er septembre 2026, une facture PDF classique reste légalement valide pour les échanges B2B. À partir de cette date, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir des factures au format électronique structuré (Factur-X ou Peppol). L'obligation d'émission de factures Factur-X s'appliquera aux grandes entreprises et ETI dès septembre 2026, et aux TPE/artisans dès septembre 2027. Nexorio génère les deux formats dès aujourd'hui.
Comment numéroter mes factures pour être en conformité ?
La numérotation doit être unique, séquentielle et sans rupture sur une même série chronologique. Le format est libre (ex. : FAC-2026-001, 2026/001) mais une fois choisi, il doit être maintenu. Vous pouvez utiliser plusieurs séries à condition qu'elles soient clairement distinguées. Nexorio gère la numérotation automatique selon votre préfixe personnalisé et vous alerte si une rupture de séquence se produit.
Qu'est-ce que l'archivage probant et suis-je obligé de le pratiquer ?
L'archivage probant est une obligation fiscale : toute facture doit être conservée pendant 10 ans dans des conditions garantissant son intégrité (impossible à modifier après émission). Nexorio génère un hash SHA-256 au moment de l'émission et archive chaque facture en PDF/A-3 sur des serveurs certifiés. En cas de contrôle fiscal, la preuve d'intégrité est immédiatement disponible.
Puis-je envoyer une facture directement par email depuis Nexorio ?
Oui. Nexorio intègre l'envoi d'email directement depuis l'interface : votre facture PDF (ou Factur-X) est jointe automatiquement, avec un email personnalisé à votre image. Vous recevez une notification de lecture. Sur le plan Pro, la facture est simultanément transmise à la Plateforme Agréée DGFiP pour l'e-reporting.
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